Wdrożenie RODO we Wrocławiu

Ochroną danych osobowych zajmujemy się od 2012 roku, jeszcze w czasach GIODO i ustawy z 1997 roku. Byliśmy pierwszą kancelarią we Wrocławiu z taką specjalizacją. W 2017 r. doradzaliśmy Ministerstwu Rozwoju, które wspierało w zakresie implementacji RODO do polskiego porządku prawnego Ministerstwo Cyfryzacji. Kiedy w maju 2018 roku zaczęło obowiązywać RODO, nie zaczynaliśmy od zera, tylko przekładaliśmy na nowe przepisy procesy prowadzone u klientów od sześciu lat. Dziś mamy za sobą ponad 3000 wdrożeń, a żaden z naszych klientów nie otrzymał kary od UODO. W ponad stu podmiotach pełnimy funkcję Inspektora Ochrony Danych na zasadach outsourcingu.

Wdrożenie w mikrofirmie zatrudniającej kilka osób zamykamy zwykle w 2 - 3 tygodnie. W firmie średniej wielkości, z kilkoma działami i systemami IT, realny termin to około 3 - 4 tygodnie, przy czym najwięcej czasu zajmuje nie pisanie dokumentów, tylko rozmowy z zespołem o tym, co faktycznie dzieje się z danymi.

Koszt zaczyna się od 3000 zł netto i zależy od kilku kwestii:

Zanim rozpoczniemy wdrożenie RODO, określamy konkretny czas i koszty z tym związane. Dzięki temu nie zaskakujemy naszych Klientów nieprzewidzianymi opłatami, a całość procesu może zostać zaplanowana w taki sposób, aby budżet firmy, czy organizacji, był na to gotowy.

Zaczynamy od audytu. Analizujemy z osobami, które faktycznie pracują na danych (kadry, sprzedaż, marketing, IT) i sprawdzamy, skąd te dane przychodzą, gdzie się znajdują, kto ma do nich dostęp i komu są przekazywane. To zwykle najbardziej odkrywcza część dla samego zarządu, czy właściciela, bo okazuje się, że baza kandydatów do pracy żyje w prywatnym arkuszu jednej osoby, a zgody marketingowe zbiera formularz, którego nikt nie oglądał od kilku lat.

W kolejnym kroku przygotowujemy dokumentację dopasowaną do tego, co zastaliśmy. Dokumentacje tworzymy w myśl zasady minimum ustawowego, nie tworzymy procedur na wyrost, tylko takie, które realnie w firmie będzie można wdrożyć. Rejestr czynności przetwarzania i kategorii czynności przetwarzania, polityka ochrony danych, upoważnienia, klauzule informacyjne, umowy powierzenia z dostawcami, procedura reagowania na incydenty i na żądania osób, których dane dotyczą - całość realizujemy kompleksowo, nie pozostawiając żadnego obszaru w sposób niezabezpieczony. Dodatkowo, wszystkie przygotowane przez nas dokumenty, nie wymagają dodatkowego uzupełnienia przez naszych Klientów, są gotowe do zastosowania.

Trzeci krok to wdrożenie procedur i szkolenie zespołu, bo najlepsza dokumentacja nie obroni firmy, jeśli pracownicy nie będą jej stosować na co dzień. Na koniec ustalamy, kto pilnuje tematu na bieżąco. Część firm powołuje własnego Inspektora Ochrony Danych, część powierza tę funkcję nam.

Komplet dokumentacji w wersji edytowalnej, przeszkolony zespół, procedura na wypadek incydentu i numer telefonu do prawnika, który zna specyfikę danej firmy. Do tego, na życzenie, bieżąca opieka: aktualizacje przy zmianach przepisów, wsparcie przy nowych systemach i reprezentacja przed UODO, gdyby doszło do kontroli.

Warto tu powiedzieć rzecz, o której mało kto uprzedza. Wdrożenie RODO nie jest projektem, który się kończy. Firma zmienia system kadrowy, wchodzi w nowy kanał sprzedaży, podpisuje umowę z zewnętrzną agencją i dokumentacja sprzed roku przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego z większością klientów rozmawiamy nie o jednorazowym wdrożeniu, tylko o tym, kto ma tego pilnować dalej.

Byliśmy odpowiedzialni m.in. za kompleksowe wdrożenie RODO w Muzeum Narodowym we Wrocławiu, wraz z jego czterema oddziałami. Zapewniamy zaplecze dotyczące ochrony danych osobowych uczestnikom największych, cyklicznych imprez sportowych, m.in. Nocny Wrocław Półmaraton, czy Wielka Wrocławska - organizowana na Wrocławskim Torze Wyścigów Konnych Partynice. Wspieramy startupy zakładane przez studentów i absolwentów Politechniki Wrocławskiej, dzięki współpracy z Akademickim Inkubatorem Przedsiębiorczości PWr.

Poza tym wdrażamy RODO w branżach, które mają własne, nieoczywiste problemy z danymi: u dealerów samochodowych (salony we Wrocławiu oraz Długołęce), w placówkach medycznych (największa sieć placówek medycznych we Wrocławiu), w sieciach franczyzowych (we Wrocławiu sieć odpowiedzialna za blisko 500 punktów kurierskich w Polsce), w firmach SaaS i software house (w tym jeden z największych software house we Wrocławiu). W każdej z nich pytanie „czy możemy przetwarzać te dane" ma inną odpowiedź.

Ochroną danych zajmujemy się od 2012 roku, sześć lat przed wejściem RODO. Większość firm oferujących dziś wdrożenia powstała w 2017 i 2018 roku, na fali przygotowań do nowych przepisów. Przeprowadziliśmy ponad 3000 wdrożeń RODO i żaden z naszych Klientów nie otrzymał kary ze strony UODO. Pełnimy funkcję Inspektora Ochrony Danych w ponad 100 podmiotach z terenu całej Polski. Doradzaliśmy Ministerstwu Rozwoju oraz mieliśmy wpływ na ostateczne brzmienie obowiązującej obecnie Ustawy o ochronie danych osobowych, uczestnicząc w konsultacjach społecznych organizowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji - uregulowaliśmy granice możliwości składania skarg przed PUODO przez organizacje reprezentujące osoby, których dane dotyczą, aby uniknąć "sztucznego" i zmasowanego ataku na przedsiębiorców, przez fundacje i stowarzyszenia, którego jedynym celem był zarobek za tego typu postępowaniach.

Do tego rzecz, która brzmi banalnie, a w praktyce decyduje o tempie: odpowiadamy. Na bieżące pytania klientów zwykle tego samego dnia.

Grupa ENSIS to cztery spółki:

Wszyscy działają w jednym biurze, maksymalnie kilka metrów od siebie. Nazywamy to "zasadą 5 metrów".

To nie jest slogan, tylko sposób pracy, który zdecydowanie odróżnia nas od konkurencji. Klasyczne firmy wdrażające RODO nie mają zasobów do udziału w postępowaniu przeciwko UODO przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym. Dzięki temu, że ENSIS to również Kancelaria Radców Prawnych, możemy pomóc naszym Klientom reprezentując ich przed sądem, jako profesjonalny pełnomocnik. 

Gdyby przy wdrożeniu RODO wyszło na jaw, że dane pracowników są przetwarzane w sposób rodzący pytanie kadrowe albo podatkowe (a przy dokumentacji pracowniczej dzieje się to regularnie), możemy zadziałać w ramach naszego zespołu, bez konieczności angażowania podwykonawców, czy delegowania zadania na Klienta.

Nasze biuro mieści się przy Żmigrodzkiej 81 - 83, lokal 306 z parkingiem i dogodnym dojazdem z centrum lub AOW. Możemy spotkać się w naszym biurze lub możemy przyjechać do Twojej firmy. Jeżeli Twój Zespół pracuje w kilku lokalizacjach, dużą część wdrożenia przeprowadzamy zdalnie, choć wolimy audyt przeprowadzać na miejscu - pół godziny w firmie pokazuje więcej niż godzina rozmowy przez telefon czy on-line.