Ochrona Danych Osobowych dla Aplikacji i Systemów SaaS

Branża aplikacji, serwisów internetowych i systemów SaaS (Software as a Service) opiera się na intensywnym przetwarzaniu danych użytkowników i klientów, zarówno w modelach B2B, jak i B2C. Bezpieczeństwo danych osobowych oraz zgodność z przepisami RODO są kluczowe dla budowania zaufania i reputacji w cyfrowym środowisku. Mamy bogate doświadczenie w pracy z podmiotami technologicznymi, oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych oraz outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Dlaczego ochrona danych jest kluczowa dla aplikacji i systemów SaaS?

W sektorze SaaS dane osobowe są przetwarzane na wielu etapach:

w rejestracji użytkowników,
w zarządzaniu subskrypcjami,
w analizach zachowań użytkowników,
w działaniach marketingowych (np. e-mail marketing, personalizacja ofert).

Złożoność tych procesów, często realizowanych w modelach transgranicznych (np. przetwarzanie w chmurze), wymaga precyzyjnego dostosowania do przepisów RODO oraz lokalnych regulacji ochrony danych. Zlekceważenie tych wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym finansowych i wizerunkowych.

Jak działamy?

1. Audyt zgodności z RODO

Przeprowadzamy szczegółową analizę procesów przetwarzania danych w Twojej aplikacji lub systemie SaaS, obejmującą:

rejestrację użytkowników i przetwarzanie ich danych,
integracje z zewnętrznymi dostawcami (np. platformami płatniczymi, narzędziami marketingowymi),
systemy analityczne i monitorowania zachowań użytkowników,
transfery danych poza EOG (Standardowe Klauzule Umowne, TIA).

2. Tworzenie i wdrażanie dokumentacji ochrony danych

Opracowujemy kompletną dokumentację zgodną z RODO, w tym:

polityki prywatności i warunki korzystania z aplikacji,
rejestry czynności przetwarzania,
umowy powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami,
procedury zarządzania naruszeniami danych.

Nasze dokumenty są dostosowane do specyfiki Twojego systemu SaaS i jego klientów.

3. Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Zapewniamy pełne wsparcie jako zewnętrzny IOD, obejmujące:

nadzór nad zgodnością przetwarzania danych z przepisami,
wsparcie w projektowaniu nowych funkcji zgodnych z zasadą privacy by design,
reprezentowanie Twojej firmy w kontaktach z UODO i innymi organami nadzoru,
zarządzanie incydentami ochrony danych i minimalizowanie ich skutków.

4. Wsparcie w działaniach marketingowych i integracjach

Doradzamy w zakresie zgodności działań marketingowych, takich jak remarketing, e-mail marketing i personalizacja ofert. Analizujemy i pomagamy w integracji systemów z narzędziami marketingowymi i analitycznymi, zapewniając zgodność z przepisami.

5. Szkolenia dla zespołów technologicznych

Prowadzimy szkolenia dla zespołów IT i deweloperów, koncentrując się na ochronie danych osobowych w procesie tworzenia aplikacji i systemów SaaS. Szkolenia obejmują zasady privacy by design i privacy by default oraz reagowanie na incydenty ochrony danych.

6. Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

Dla aplikacji i systemów SaaS, które przetwarzają dane wrażliwe lub mają znaczący wpływ na prywatność użytkowników, oferujemy przeprowadzanie ocen skutków dla ochrony danych (DPIA). Dzięki temu Twoje produkty są zgodne z RODO i spełniają najwyższe standardy ochrony danych.

Nasze doświadczenie w branży SaaS i technologii

Mamy wieloletnie doświadczenie w pracy z firmami z sektora technologicznego, w tym aplikacjami mobilnymi, serwisami internetowymi oraz platformami SaaS. Rozumiemy specyfikę tego rynku – od szybkiego skalowania biznesu, przez integrację z globalnymi dostawcami, po zarządzanie danymi klientów z różnych jurysdykcji. Nasze rozwiązania są dostosowane do Twojej działalności, niezależnie od jej skali i etapu rozwoju.

Dlaczego warto wybrać nasze usługi?

Specjalizacja w branży technologicznej: Rozumiemy specyfikę aplikacji, serwisów i systemów SaaS oraz ich unikalne wyzwania związane z ochroną danych.
Kompleksowe podejście: Oferujemy audyt, dokumentację, outsourcing IOD i wsparcie w działaniach marketingowych.
Skalowalność: Nasze usługi dostosowujemy do potrzeb zarówno startupów, jak i dojrzałych firm technologicznych.
Proaktywność: Pomagamy wdrażać najlepsze praktyki w ochronie danych, zanim pojawią się problemy.

Zapraszamy do współpracy – zadbamy o ochronę danych osobowych w Twojej aplikacji lub systemie SaaS, zapewniając zgodność z przepisami, bezpieczeństwo danych użytkowników i zaufanie klientów!

Najczęściej zadawane pytania (F.A.Q)

Jak skontaktować się w sprawie pomocy prawnej?

Najlepiej skorzystaj z formularza kontaktowego – to najszybszy i najbardziej efektywny sposób kontaktu, ponieważ wiadomość trafi bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za udzielenie odpowiedzi, a nie do naszego sekretariatu. W treści wiadomości krótko opisz zagadnienie, do którego potrzebna jest nasza pomoc. Jeżeli opisany stan sprawy wymaga doprecyzowania, prześlemy dodatkowe pytania, które pozwolą nam udzielić bardziej szczegółowej odpowiedzi, a tym samym lepiej poznać zagadnienie w którym mielibyśmy pomóc. W sprawach pilnych, prosimy o kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

W jakim czasie mogę otrzymać informację zwrotną na temat mojego zapytania?

W większości przypadków, udzielamy odpowiedzi, z informacją na temat wymaganego zakresu pracy z naszej strony, a także jej kosztów, w ciągu 1–2 dni roboczych. Jeśli zagadnienie jest bardziej skomplikowane, czas odpowiedzi może wydłużyć się do 3–4 dni roboczych. W pilnych sprawach polecamy kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?

W odpowiedzi na przesłane zapytanie, wskazujemy jaki jest zakres prac do wykonania oraz związane z tym koszty. Po akceptacji naszej propozycji współpracy i kosztów z nią związanych, realizujemy zlecenie. W zależności od preferencji naszych Klientów, prace mogą być prowadzone na podstawie akceptacji mailowej warunków lub po zawarciu umowy w formie pisemnej. Niezależnie od formy akceptacji, prace rozpoczynamy zawsze, dopiero po wyrażeniu zgody przez Klienta.

Jak ustalane są koszty?

Koszty ustalamy podstawie czasu potrzebnego na realizację danego zlecenia. Co ważne, na samym początku informujemy o pełnym koszcie zlecenia, aby nasi Klienci nie obawiali się niespodziewanych wydatków. Jeśli zlecenie wymaga dodatkowej pracy, np. z powodu zmiany założeń biznesowych, w trakcie jego realizacji, informujemy o tym Klienta i dodatkowe prace są wykonywane tylko po uzyskaniu akceptacji.

Czy przed rozpoczęciem współpracy wymagane jest osobiste spotkanie?

Nie. Spotkanie osobiste jest potrzebne jedynie w przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień. W przypadku zleceń dotyczących przygotowania dokumentów, takich jak umowy, regulaminy, dokumentacja RODO, ochrona sygnalistów, czy nawet przygotowanie umowy spółki z o.o., osobiste spotkanie przed rozpoczęciem przez nas pracy, nie jest konieczne. Jeżeli spotkanie usprawniłoby realizację usługi, na pewno je zaproponujemy.

Czy mogę uzyskać poradę prawną online lub telefonicznie?

Tak. Większość kontaktów z naszymi Klientami odbywa się online, dzięki czemu obsługujemy firmy z całej Polski, a nawet spoza jej granic. Mając na uwadze, jak cenny jest czas przedsiębiorców, staramy się unikać marnowania go, na niepotrzebne dojazdy i bezpośrednie spotkania, o ile faktycznie nie jest to konieczne. Porady prawne online udzielamy głównie pisemnie, zazwyczaj drogą mailową. Spotkanie online lub rozmowa telefoniczna organizowane są w razie potrzeby np. doprecyzowania porady lub omówienia zagadnienia jej krótszej lub łatwiejszej w przekazie formie, zwłaszcza jeżeli wskażesz na taką potrzebę.

Gdzie można się spotkać z prawnikiem?

Spotkanie może odbyć się w naszym biurze we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 83. Jeżeli prowadzisz działalność na terenie Wrocławia lub w jego okolicach, możemy się spotkać w siedzibie Twojej firmy lub innym wskazanym miejscu. Ważne, aby miejsce spotkania zapewniało możliwość swobodnej rozmowy. Nie zamykamy się na spotkania w innych częściach Polski ale robimy to kiedy faktycznie sprawa tego wymaga, aby nie generować niepotrzebnych kosztów wobec naszych Klientów. Możemy się również spotkać online za pomocą MS Teams, Google Meets lub innego komunikatora.

Jak przygotować się do spotkania?

Przede wszystkim nie musisz się obawiać samego spotkania. Jesteśmy takimi samymi ludźmi jak Ty, a naszym pierwszorzędnym celem jest pomoc, będąc zawsze po Twojej stronie. Używamy prostego i zrozumiałego języka, a definicje prawne tłumaczymy zawsze w sposób przystępny i zrozumiały . Przed spotkaniem warto zebrać wszystkie istotne informacje dotyczące sprawy. Z reguły nie jest wymagane potwierdzenie tych informacji dokumentami, ale jeśli mają one istotne znaczenie w sprawie, np. umowy czy decyzje administracyjne, najlepiej jest je przesłać do nas przed spotkaniem, na adres mailowy, osoby odpowiedzialnej za Twoje zlecenie. W razie braku możliwości przesłania dokumentów elektronicznie, warto zabrać je ze sobą na spotkanie. W razie konkretnych pytań do nas, dobrze jest je sformułować prostym, zrozumiałym językiem i wysłać mailem do nas, przed spotkaniem. Wcześniejsze dostarczenie dokumentów lub pytań nie jest konieczne, ale pozwala nam na bardziej efektywną pomoc już podczas samego spotkania. Jeżeli po spotkaniu konieczne będzie podsumowanie, doprecyzowanie lub weryfikacja pewnych kwestii, prześlemy dodatkowe informacje drogą mailową lub telefoniczną, w zależności od Twoich preferencji.

Ochrona Danych Osobowych Dla Aplikacji, Serwisów I Systemów SaaS