Z tego artykułu dowiesz się:
- Czy pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego od pracownika.
- Jakie dane osobowe można weryfikować.
- Jaka jest różnica między weryfikacją danych a skanowaniem/kserowaniem dokumentu.
- Jakie dane w dowodzie osobistym nie mogą być przetwarzane przez pracodawcę.
- Jaki jest cel weryfikacji danych osobowych.
Czy pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego od pracownika.
Pracodawca może żądać od pracownika okazania dokumentu potwierdzającego tożsamość. W tym miejscu trzeba pamiętać, że dokumentem potwierdzającym tożsamość jest dowód osobisty lub paszport, nie jest nim natomiast np. prawo jazdy.
W kodeksie pracy przewidziana jest możliwość weryfikacji dokumentów przez pracodawcę, jeżeli jej celem jest potwierdzenie czy podane przez kandydata do pracy czy pracownika dane osobowe są prawidłowe. Co do zasady i tak się przyjęło w praktyce, przekazanie przez pracownika (czy kandydata do pracy) danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.
Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Istotnym jest również fakt, że udokumentowanie danych osobowych nie jest tożsame z możliwością skanowania lub kserowania dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Jakie dane osobowe można weryfikować.
Nie jest również możliwe pobieranie i wykorzystywanie innych danych, które znajdują się w dowodzie osobistym czy paszporcie, a których nie możemy przetwarzać w oparciu przepisy kodeksu pracy (art. 22(1)) lub innych przepisów, które w tym zakresie będą miały zastosowanie.
Z perspektywy art. 22(1) kodeksu pracy, ustawodawca daje możliwość pobrania od kandydata na pracownika następujących danych:
- imię (imiona) i nazwisko.
- Data urodzenia.
- Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji).
- Wykształcenie.
- Kwalifikacje zawodowe.
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Co również istotne,
weryfikacji może podlegać prawidłowość tylko tych danych, które
pobieramy od pracownika, należy też pamiętać, że nie mogą być one
przetwarzane w innym celu niż ten związany z rekrutacją czy
zatrudnieniem.
FAQ - Pytania i Odpowiedzi
Czy mogę żądać od pracownika okazania dowodu osobistego?
Tak, pracodawca ma prawo żądać okazania dowodu osobistego w celu weryfikacji danych osobowych, które pracownik podał w oświadczeniu. Należy jednak pamiętać, że dokumentem tożsamości jest dowód osobisty lub paszport, a nie np. prawo jazdy.
Czy mogę skserować dowód osobisty pracownika?
Nie. Udokumentowanie danych osobowych nie jest tożsame z możliwością skanowania lub kserowania dowodu osobistego. Pracodawca może jedynie zweryfikować zgodność danych podanych w oświadczeniu z danymi w dokumencie.
Jakie dane osobowe pracownika mogę weryfikować?
Możesz weryfikować tylko te dane, które są niezbędne do celów rekrutacji lub zatrudnienia i które pracownik podał w formularzu. Przetwarzanie dodatkowych danych, które znajdują się w dowodzie osobistym, a które nie są wymagane na podstawie Kodeksu Pracy, jest zabronione.
W jakim celu mogę weryfikować dane pracownika?
Weryfikacja danych ma na celu potwierdzenie, czy dane podane przez kandydata lub pracownika są prawidłowe. Nie mogą one być przetwarzane w innym celu niż ten związany z procesem rekrutacji lub zatrudnieniem.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.
