Zaktualizowano: 29.09.2026
W skrócie - pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego lub paszportu, żeby potwierdzić dane podane przez kandydata albo pracownika, ale co do zasady nie może zrobić kopii dokumentu. Kodeks pracy pozwala mu żądać udokumentowania danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22(1) § 5). Zamiast kserokopii wystarczy podpisana notatka z okazania dokumentu. Wyjątkiem jest zatrudnienie cudzoziemca: od 1 czerwca 2025 r. pracodawca musi pozyskać i przechowywać kopie jego dokumentów.
Temat pracodawców i kserokopii dowodów w aktach omawia fragment odcinka „Czy firma może żądać skanu dowodu osobistego?" na kanale ENSIS Grupa.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czy pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego od pracownika.
- Jakie dane osobowe można weryfikować.
- Jaka jest różnica między weryfikacją danych a skanowaniem/kserowaniem dokumentu.
- Jakie dane w dowodzie osobistym nie mogą być przetwarzane przez pracodawcę.
- Jaki jest cel weryfikacji danych osobowych.
Czy pracodawca może żądać okazania dowodu osobistego od pracownika.
Pracodawca może żądać od pracownika okazania dokumentu potwierdzającego tożsamość. W tym miejscu trzeba pamiętać, że dokumentem potwierdzającym tożsamość jest dowód osobisty lub paszport, nie jest nim natomiast np. prawo jazdy. Od 14 lipca 2023 r. tożsamość można potwierdzić także mDowodem w aplikacji mObywatel, który w większości sytuacji ma taką samą moc jak plastikowy dowód osobisty.
W kodeksie pracy przewidziana jest możliwość weryfikacji dokumentów przez pracodawcę, jeżeli jej celem jest potwierdzenie czy podane przez kandydata do pracy czy pracownika dane osobowe są prawidłowe. Co do zasady i tak się przyjęło w praktyce, przekazanie przez pracownika (czy kandydata do pracy) danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.
Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Istotnym jest również fakt, że udokumentowanie danych osobowych nie jest tożsame z możliwością skanowania lub kserowania dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Kto poza pracodawcą może kopiować dokumenty tożsamości i za co Prezes UODO ukarał bank i aplikację, opisujemy we wpisie czy firma może żądać skanu dowodu osobistego.
Jakie dane osobowe można weryfikować.
Na podstawie art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych:
• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez tę osobę,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia pracodawca może pozyskiwać wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22(1) § 2).
Od pracownika pracodawca żąda dodatkowo między innymi adresu zamieszkania, numeru PESEL (a gdy go nie ma, rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość) oraz numeru rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 22(1) § 3).
Najważniejszy dla tego tematu jest jednak § 5: udostępnienie danych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, a pracodawca może żądać ich udokumentowania wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Okazanie dowodu takie potwierdzenie daje, kopia utrwala znacznie więcej.
Nadmiarowe dane trafiają do firmy nie tylko przez kserokopie. Często zbierają je formularze: stare kwestionariusze osobowe dla kandydatów (z pytaniem o imiona rodziców albo PESEL już na etapie rekrutacji), ankiety rekrutacyjne i pola w systemach HR. Jeśli od lat nikt ich nie sprawdzał, warto zrobić to w ramach audytu RODO.
A jeśli pracownik zgodzi się na kopię?
Kodeks pracy dopuszcza zgodę jako podstawę przetwarzania innych danych niż wymienione w art. 22(1) (art. 22(1a) § 1). Brak zgody albo jej wycofanie nie może jednak być podstawą niekorzystnego traktowania (art. 22(1a) § 2). W relacji, w której jedna strona decyduje o zatrudnieniu drugiej, trudno wykazać, że zgoda na kopię dowodu była naprawdę dobrowolna, a takie zgody "pod naciskiem" strony dominującej, uznawane są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych za nieważne. Dodatkowo, gdyby nawet oprzeć się na przesłance zgody, to trzeba pamiętać, że pracownik (w zgodzie z RODO) swoją dobrowolną zgodę może w każdej chwili wycofać, a wtedy kopię trzeba usunąć. Biorąc pod uwagę powyższe, zdecydowanie odradzam bazowanie na zgodzie na przetwarzanie danych, dla pobierania skanów, czy kserokopii dowodów osobistych.
Takie pytania pojawiają się w kadrach na co dzień: czy wolno, na jakiej podstawie, jak długo. Dlatego wiele firm powierza nam stały nadzór nad nimi, jako zewnętrznemu inspektorowi ochrony danych.
Co zamiast kserokopii: notatka z okazania dokumentu.
Pracownik okazuje dowód osobisty lub paszport, a osoba z działu kadr sporządza krótką notatkę, która trafia do akt osobowych. Wystarczy pięć elementów:
- data okazania dokumentu,
- imię i nazwisko osoby okazującej oraz imię, nazwisko i stanowisko osoby, która dokument sprawdziła,
- rodzaj okazanego dokumentu (seria i numer tylko wtedy, gdy pracownik nie ma numeru PESEL),
- informacja, które dane z art. 22(1) Kodeksu pracy porównano z dokumentem i czy są zgodne,
- podpis osoby sporządzającej notatkę.
Taka notatka pokazuje dokładnie to, czego kserokopia nie pokazuje: że weryfikacja rzeczywiście się odbyła. Nie zawiera przy tym wizerunku, nazwiska rodowego, imion rodziców ani miejsca urodzenia, których pracodawca nie potrzebuje.
Notatka z okazania to jeden ze standardów, które wdrażamy w ramach obsługi kadrowej, żeby akta osobowe były zgodne z Kodeksem pracy i RODO od pierwszego dnia zatrudnienia.
Wyjątek - pracownik cudzoziemiec.
Przy zatrudnieniu cudzoziemca obowiązują inne zasady. Od 1 czerwca 2025 r. art. 4 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) wymaga, żeby podmiot powierzający pracę:
- pozyskał dane osobowe cudzoziemca oraz kopie dokumentów zawierających te dane, w celu potwierdzenia jego tożsamości i uprawnienia do zatrudnienia (ust. 1),
- przed rozpoczęciem pracy zażądał ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce (ust. 2),
- przechowywał kopie dokumentów uprawniających do pobytu przez cały okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia ustał, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (ust. 4 i 6),
- • zapewnił tym danym odpowiednie bezpieczeństwo (ust. 7).
Obowiązki z ust. 2-4 nie dotyczą części cudzoziemców wymienionych w art. 3 ust. 1 pkt 1-5 ustawy, między innymi członków rodzin obywateli Unii Europejskiej i obywateli polskich.
Uwaga na starsze procedury: wcześniej obowiązek wynikał z art. 2 i 3 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Te przepisy zostały uchylone. Jeśli wewnętrzna instrukcja kadrowa nadal się na nie powołuje, warto ją zaktualizować.
Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i nie masz pewności, czy Twoja procedura jest aktualna, napisz do nas. Sprawdzimy ją pod kątem przepisów obowiązujących od czerwca 2025 r.
Jak ENSIS może pomóc Twojemu działowi kadr.
Specjalizujemy się w ochronie danych osobowych od 2012 r., mamy za sobą ponad 3000 wdrożeń RODO i pełnimy funkcję inspektora ochrony danych w ponad 100 podmiotach. Prawo, ochronę danych i kadry obsługujemy w jednym zespole.
- Obsługa kadrowa: umowy, wynagrodzenia i akta osobowe prowadzone zgodnie z Kodeksem pracy i RODO.
- Szkolenia RODO dla działu kadr: bo kserokopie robi pierwsza linia, a nie zarząd.
- Outsourcing inspektora ochrony danych (IOD): stały nadzór nad danymi pracowników i kandydatów.
- Audyt RODO: sprawdzimy formularze rekrutacyjne, akta osobowe i procedury.
FAQ - Pytania i Odpowiedzi
Czy mogę skserować dowód osobisty pracownika?
Co do zasady nie. Kodeks pracy pozwala żądać udokumentowania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, a do tego wystarczy okazanie dokumentu i notatka do akt. Wyjątkiem jest pracownik cudzoziemiec: pracodawca musi pozyskać i przechowywać kopie jego dokumentów na podstawie art. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Jakie dane osobowe pracownika mogę weryfikować?
Te, które pracodawca może pozyskiwać na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy: od kandydata imię i nazwisko, datę urodzenia i dane kontaktowe, a gdy jest to niezbędne na danym stanowisku, także wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia. Od pracownika dodatkowo między innymi adres zamieszkania i numer PESEL. Innych danych z dowodu, takich jak wizerunek, nazwisko rodowe czy imiona rodziców, Kodeks pracy nie przewiduje.
W jakim celu mogę weryfikować dane pracownika?
Weryfikacja danych ma na celu potwierdzenie, czy dane podane przez kandydata lub pracownika są prawidłowe. Nie mogą one być przetwarzane w innym celu niż ten związany z procesem rekrutacji lub zatrudnieniem.
Czy mogę trzymać kserokopię dowodu w aktach, jeśli pracownik się zgodzi?
Formalnie Kodeks pracy dopuszcza zgodę jako podstawę przetwarzania innych danych (art. 22(1a)) niż te, które pobierane są na potrzeby zatrudnienia, o których mowa w art. 22 (1) KP. Dodatkowo, biorąc pod uwagę dominujący charakter pracodawcy, trudno będzie wykazać, że zgoda została wyrażona w sposób dobrowolny, a co za tym idzie uznać, że jest ważna. W praktyce opieranie się na zgodzie, to rozwiązanie kruche: odmowa nie może skutkować niekorzystnym traktowaniem, a zgodę można w każdej chwili wycofać. Bezpieczniejsza jest notatka z okazania dokumentu.
Jak długo przechowywać kopię dokumentu pobytowego cudzoziemca?
Przez cały okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia został rozwiązany lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 4 ust. 4 i 6 ustawy z 20 marca 2025 r.).
Co zrobić z kserokopiami dowodów, które już leżą w aktach?
Przejrzeć akta i usunąć kopie, dla których nie ma podstawy prawnej, a usunięcie udokumentować, na przykład protokołem. W miejsce kopii wystarczy notatka z okazania dokumentu sporządzona przy najbliższej okazji. Nie dotyczy to kopii dokumentów cudzoziemców, które pracodawca ma obowiązek przechowywać.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, a także obsłudze spółek prawa handlowego. Ochroną danych osobowych zajmuję się od 2012 r. Doradzałem Ministerstwu Rozwoju przy wdrażaniu RODO do polskiego porządku prawnego.
