O ile możemy weryfikować podane przez pracownika dane osobowe w oparciu o okazany przez niego dokument potwierdzający tożsamość, o tyle nie ma podstaw w przepisach do kserowania lub skanowania takich dokumentów. Przede wszystkim należy mieć świadomość, że przez dokument potwierdzający tożsamość rozumie się dowód osobisty lub paszport, nie jest nim np. prawo jazdy. Wyjątek od zasady niekopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość dotyczy tylko określonych podmiotów, dla przykładu banki w związku ze świadczeniem swoich niektórych usług mają możliwość kopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość.
Kserowanie lub skanowanie dokumentów potwierdzających tożsamość pracowników będzie każdorazowo wiązało się z wejściem w posiadanie przez pracodawcę nadmiarowych danych osobowych względem tego co może być przez niego przetwarzane. Art. 22(1) § 3 pkt. 2 Kodeksu pracy jasno określa, że pracodawca może przetwarzać numer pesel, a w przypadku jego braku serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Kopiując dokumenty potwierdzające tożsamość wejdziemy w posiadanie zarówno numeru pesel jak i serii i numeru dokumentu, a także innych danych jak adres zameldowania (w przypadku starszych dowodów osobistych) czy fotografii pracownika. W związku z tym, że są to dane nadmiarowe, w stosunku do tych, których może żądać pracodawca, do ich przetwarzania koniecznym byłaby dodatkowa przesłanka w postaci, chociażby zgody na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto trzeba pamiętać, że poza sama przesłanką do przetwarzania (np. zgodą) w związku z zasadą minimalizacji, która bezpośrednio wynika z RODO, pracodawca musiałby mieć uzasadnienie, że przetwarzanie tego typu dodatkowych danych osobowych, w jego przypadku jest konieczne i uzasadnione.
Biorąc pod uwagę powyższe, w większości przypadków, czyli tam, gdzie przepis szczególny na to nie pozwala, nie ma podstaw w przepisach, aby kserować lub skanować dokumenty potwierdzające tożsamość.
Abstrahując od powyższego, warto też mieć świadomość, że jakakolwiek kserokopia czy też skan dowodu potwierdzającego tożsamość jest dość słabym dowodem w praktyce. Bardzo trudno wykazać np. w razie sporu sądowego, że dokonaliśmy kserokopii oryginalnego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Może się też okazać, że kserokopia dowodu osobistego może nie odzwierciedlać aktualnych danych. Po dokonaniu kserokopii osoba, której dane dotyczą, mogła bowiem wyrobić sobie nowy dowód (ponieważ poprzedni zaginął) lub wymienić go w związku z utratą jego ważności.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.
