W ramach szeroko dyskutowanej i również opisywanej już na naszym blogu reformy Państwowej Inspekcji Pracy, której wejście w życie planowane jest na 1 stycznia 2026 roku, znajduje się przepis o fundamentalnym znaczeniu dla każdego przedsiębiorcy. Choć media skupiają się na prawie PIP do wydawania decyzji o etacie, to "mózgiem" całej operacji ma być nowy, zautomatyzowany system wymiany danych między trzema kluczowymi instytucjami: Państwową Inspekcją Pracy (PIP), Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Krajową Administracją Skarbową (KAS). To właśnie ten mechanizm pozwoli PIP na precyzyjne typowanie firm do kontroli. Mimo obaw zgłaszanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na temat tak szerokiego dostępu do danych osobowych przez PIP, projekt przepisów dających to szerokie uprawnienie, cały czas jest na stole.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Dlaczego PIP, ZUS i KAS zaczynają masowo wymieniać się danymi?
- Jak w praktyce będzie działał nowy system informatyczny (tzw. teletransmisja)?
- Jaki jest dokładny zakres danych, które PIP otrzyma o Twojej firmie i pracownikach?
- Co to jest "analiza ryzyka" i jak na jej podstawie PIP wybierze firmę do kontroli?
- Jakie dane PIP przekaże zwrotnie do ZUS po zakończeniu kontroli?
Cel: od kontroli "na skargę" do "analizy ryzyka"
Dotychczas kontrole PIP były w dużej mierze reaktywne – odbywały się w odpowiedzi na skargę pracownika (lub osoby współpracującej na podstawie umowy cywilnoprawnej, która w jej opinii powinna być umową o pracę) lub w ramach losowych kontroli branżowych. Nowelizacja ma to zmienić.
Celem projektu, wynikającego z kamieni milowych KPO (A71G) , jest wprowadzenie obowiązku planowania kontroli w oparciu o analizę ryzyka . Mówiąc wprost: PIP ma kontrolować tam, gdzie prawdopodobieństwo naruszenia prawa jest największe. Aby to było możliwe, Inspekcja musi mieć dostęp do danych finansowych i ubezpieczeniowych, których dotychczas nie posiadała. O szczegółach związanych ze sposobem prowadzenia kontroli, pisałem w jednym z poprzednich artykułów na naszym blogu.
Komentując tę zmianę Generalny Inspektor Pracy w jednym z wywiadów wspomniał, że widząc możliwości tego systemu, poczuł się (tu cytat) "jak dziecko w sklepie z zabawkami". Sam system w opinii GIP jest tak precyzyjny, że daje praktycznie 100% typy, w których kontrola przyniesie pożądany skutek.
Jak będzie działać nowy system wymiany danych?
Projekt ustawy tworzy fundamenty prawne i techniczne dla stałej, zautomatyzowanej współpracy trzech instytucji.
1. Podstawa techniczna: centralny system IT w ZUS
Projekt (w Art. 5) wprowadza nowy art. 68ac do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych . Zobowiązuje on ZUS do prowadzenia specjalnego systemu teleinformatycznego, który będzie służył jako platforma do wymiany danych pomiędzy ZUS, PIP i KAS . Dane mają być przekazywane "w drodze teletransmisji" , co oznacza zautomatyzowany i stały przepływ informacji.
Szczegółowe zasady techniczne tej wymiany określi trójstronne porozumienie między szefami tych instytucji .
2. Podstawa prawna: trzy filary wymiany danych
Aby system mógł legalnie funkcjonować, projekt nowelizuje trzy ustawy:
Co PIP dostanie od ZUS?
Nowy art. 50 ust. 13a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiąże ZUS do przekazywania PIP ogromnego zakresu danych, w tym m.in.:
- Dane płatnika: NIP, REGON, PKD, adresy, liczba zgłoszonych cudzoziemców .
- Dane ubezpieczonego: PESEL, obywatelstwo, kod tytułu ubezpieczenia (np. 0110 - umowa o pracę, 0411 - umowa zlecenie), wymiar czasu pracy .
- Dane o umowach o dzieło: informacje z rejestru umów o dzieło (RUD) .
- Dane o świadczeniach: informacje o wypłaconych zasiłkach czy odszkodowaniach wypadkowych .
Co PIP dostanie od KAS?
Nowelizacja Ordynacji podatkowej (art. 4 projektu) da PIP prawo do pozyskiwania od Krajowej Administracji Skarbowej danych niezbędnych do realizacji zadań (np. kontroli wynagrodzeń czy legalności zatrudnienia) .
Co PIP przekaże do ZUS?
Wymiana będzie dwukierunkowa. Nowy art. 14a ustawy o PIP zobowiąże Inspekcję do informowania ZUS o ustaleniach własnych kontroli. Najważniejszy jest tu pkt 1 lit. i) , który nakazuje PIP przekazać do ZUS dane osób (imię, nazwisko, PESEL), wobec których inspektor wydał decyzję o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy .
Co to oznacza dla przedsiębiorcy? (analiza ryzyka)
Ten nowy, połączony system danych stanowi silnik dla wszystkich pozostałych uprawnień PIP. Dla przedsiębiorców ryzyka są jasne:
- Koniec z "ukrywaniem się w tłumie". Dotychczas firma, która nie miała skarg pracowniczych, mogła czuć się stosunkowo bezpiecznie. Od 2026 roku brak skarg nie będzie miał znaczenia. PIP sama znajdzie podmioty, których profil działalności budzi wątpliwości.
- Automatyczne typowanie do kontroli. System umożliwi analitykom PIP proste filtrowanie danych.Przykład 1: Firma z kodem PKD "Budownictwo", zatrudniająca 0 pracowników na etacie, ale mająca 50 zgłoszeń do ZUS na umowę zlecenie i 30 zarejestrowanych umów o dzieło -> wysokie ryzyko kontroli.Przykład 2: Firma transportowa zgłaszająca 20 kierowców B2B (dane z KAS/ZUS) przy braku umów o pracę -> wysokie ryzyko kontroli.
- Natychmiastowe uszczelnienie systemu. Gdy PIP wyda decyzję o ustaleniu stosunku pracy, informacja o tym (wraz z PESEL-em pracownika) trafi bezpośrednio do ZUS . To uruchomi po stronie ZUS procedury dotyczące składek, zamykając przedsiębiorcy drogę ucieczki czy próbę "przeczekania".
Jak się przygotować? Rekomendacja prawników ENSIS Kancelarii.
Nowy mechanizm wymiany danych oznacza, że kluczowa staje się spójność i transparentność dokumentacji kadrowej, ubezpieczeniowej i podatkowej Przedsiębiorcy. Każda niespójność (np. inne dane w ZUS, inne w KAS, a inne w umowach) będzie sygnałem alarmowym dla organów kontroli.
Jako ENSIS Kancelaria rekomendujemy przede wszystkim przeprowadzenie audytu wewnętrznego spójności danych jeszcze przed 2026 rokiem. Należy sprawdzić, czy umowy cywilnoprawne i B2B, które firma stosuje, mają silne uzasadnienie biznesowe i prawne oraz czy dane zgłaszane do różnych instytucji są ze sobą zgodne.
Zabezpiecz swoją firmę już dziś.
Nie pozwól, by jedna decyzja inspektora zdestabilizowała Twój biznes. Prześlij nam wzór umowy do wstępnej, bezpłatnej analizy. Oszacujemy zakres pracy i ryzyka, a następnie przedstawimy ofertę audytu umów B2B.
Napisz do nas: biuro@ensiskancelaria.com, zadzwoń: +48 519 56 36 26 lub skorzystaj z formularza kontaktowego poniżej.
FAQ - Pytania i Odpowiedzi
Czy PIP, ZUS i KAS stworzą jedną wspólną bazę danych o mojej firmie?
Niezupełnie. Technicznie nie będzie to jedna "superbaza", lecz system teleinformatyczny służący do wymiany danych (hostowany przez ZUS) . W praktyce jednak, dla analityka PIP, dane te będą dostępne w jednym miejscu, co pozwoli na stworzenie pełnego profilu ryzyka firmy.
Czy PIP dostanie wgląd w moje konta bankowe lub zeznania podatkowe?
Nie. Dostęp KAS dla PIP będzie ograniczony. PIP otrzyma dane niezbędne do realizacji swoich zadań (np. kontroli płac, legalności zatrudnienia) , a nie pełny wgląd w tajemnicę skarbową, jaki ma urząd skarbowy podczas kontroli podatkowej.
Skąd pomysł na taką integrację danych?
Jest to realizacja kamienia milowego A71G z Krajowego Planu Odbudowy . Celem jest zwiększenie skuteczności PIP i walka z segmentacją rynku pracy, m.in. poprzez efektywniejsze typowanie kontroli na podstawie analizy ryzyka.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.
