Umowy z kontrahentami - 7 błędów, które mogą kosztować Cię fortunę

Wyobraź sobie, że płacisz agencji za stworzenie rozbudowanej strony internetowej. Odbierasz gotowy produkt, wszystko działa. Rok później chcesz wprowadzić własne modyfikacje i słyszysz, że będzie to kosztowało dodatkowe 200 000 zł. Nie za nową stronę. Za prawo do zmiany tej, za którą już zapłaciłeś. Powód? W umowie zabrakło jednego zapisu o przeniesieniu praw zależnych.

To nie jest hipotetyczny straszak - to realna sytuacja z praktyki naszej kancelarii. I tylko jeden z siedmiu powtarzających się błędów w umowach między przedsiębiorcami, które regularnie kosztują firmy pieniądze, czas i kontrolę nad własnym biznesem.

W relacjach z konsumentami działa rozbudowany system ochrony: Kodeks cywilny, rejestr klauzul niedozwolonych, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Konsument, który podpisał niekorzystną umowę, ma realne narzędzia obrony.

W obrocie między przedsiębiorcami tej ochrony nie ma. Obowiązuje swoboda zawierania umów - to, jak strony się umówią, będzie miało zastosowanie. Co więcej, prawo przyjmuje wobec przedsiębiorcy podwyższony miernik staranności wynikający z zawodowego charakteru działalności. W praktyce oznacza to, że sąd może uznać, iż powinieneś rozumieć konsekwencje podpisywanego zapisu - nawet jeśli nigdy nie konsultowałeś umowy z prawnikiem. Ustawa nie pyta, czy masz za sobą sztab prawników. Zakłada, że jesteś jego ekwiwalentem.

Dotyczy to również dokumentów, których nikt nie czyta, bo "nie podlegają negocjacji" - regulaminów, ogólnych warunków umów, polityk współpracy. Adhezyjny charakter takiego dokumentu nie zmniejsza jego skutków prawnych. Zmniejsza tylko Twój wpływ na jego treść - tym bardziej warto wiedzieć, co akceptujesz.

Umowy w polskim prawie mogą być zawierane w kilku formach:

Kluczowy wniosek: to, że nie podpisaliście fizycznie żadnego dokumentu, wcale nie oznacza, że umowy nie ma. Jak najbardziej jest tylko w formie dokumentowej albo ustnej. A to, w jakiej formie umowa została zawarta, potrafi później zdecydować o tym, kto wygrywa spór.

To jeden z najczęstszych scenariuszy sporów. Strony podpisują umowę z klauzulą "wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności", a potem miesiącami "dogadują się" mailowo i telefonicznie na temat współpracy. Zmieniają terminy realizacji, modyfikują przedmiot umowy ale nie aneksują zawartej umowy. Gdy dochodzi do konfliktu, kontrahent wskazuje na treść umowy... i ma rację. Ustalenia mailowe, które nie zachowały wymaganej formy, mogą prawnie nie istnieć, nawet jeśli obie strony faktycznie się na nie zgodziły.

Kara umowna powinna być określona kwotowo i powiązana z obiektywnie weryfikowalnym zdarzeniem. W praktyce spotykamy zapisy, w których kara pozostaje w gestii jednej ze stron, często według niejasno określonych kryteriów. Jednym z najbardziej ekstremalnych przykładów, była sytuacja w której kara mogła zostać nałożone w razie "powzięcia podejrzenia" nienależytego wykonania umowy - czyli nie wtedy, gdy coś faktycznie poszło źle, tylko gdy ktoś subiektywnie uzna, że mogło lub może pójść nie tak. Taki zapis to nie kara umowna, tylko czek in blanco wystawiony drugiej stronie. Warto również pamiętać o tym, że kara umowna powinna być określona jako konkretna kwota, za konkretne przewinienie. Brak wskazania konkretnej kwoty w umowie, znacznie wydłuży ewentualne postępowanie przed Sądem i to właśnie Sąd będzie musiał zdecydować o jej wysokości. Wydłużenie postępowania w takim przypadku może pójść (w najlepszym przypadku) w miesiące, a zazwyczaj w lata, ponieważ w toku procesu strona przeciwna może podważać wysokość kary. Nie warto również przeszacowywać kar w stosunku do realnie poniesionej szkody lub wartości kontraktu. W takim przypadku Sąd również może wysokość kary miarkować, co za tym idzie zmniejszać ją do realnej szkody lub wartości kontraktu.

Prawa osobiste zawsze pozostają przy twórcy. Prawa majątkowe mogą zostać przeniesione, ale wyłącznie w formie pisemnej umowy, pod rygorem nieważności. Bez ważnego przeniesienia płacisz za dzieło, ale nie stajesz się jego pełnym właścicielem. Kolejną kwestią, o której trzeba pamiętać to przeniesienie tzw. praw zależnych. Nie możesz modyfikować tego, co dla Ciebie stworzono - i właśnie tu wraca historia z początku tego artykułu: 200 000 zł za możliwość zmiany własnej strony internetowej - jeżeli nie zostały przeniesione na Ciebie prawa zależne. Często brak posiadania praw zależnych sprawia, że zakupiona usługa przestaje mieć wartość dla zamawiającego, przez jej jednorazowy charakter. Negocjowanie przeniesienia praw zależny po rozliczeniu z wykonawcą, prawie zawsze oznacza konieczność dodatkowej opłaty za usługę. Nie tylko dlatego, że wykonawca od początku taką odpłatność przewidywał, ale również dlatego, że po nawet pobieżnej weryfikacji prawa, czy praktyki przy tego typu umowach, szybko dojdzie do wniosku, że to sposób na dodatkowy zarobek.

Jeden zapis decyduje o tym, gdzie będzie toczył się ewentualny spór. Jeśli umowa wskazuje sąd właściwy dla siedziby kontrahenta z drugiego końca Polski, to Ty będziesz jeździł na rozprawy setki kilometrów, z każdą rozprawą tracąc czas, pieniądze i motywację do dochodzenia swoich racji. Dokładnie na tym efekcie "odpuszczenia" bywa budowana przewaga silniejszej strony.

Dwa lustrzane scenariusze, jeden problem. Pierwszy: zamawiasz oprogramowanie i nie określasz, ile rund poprawek wykonawca ma wprowadzić bez dodatkowej opłaty - wpadasz w niekończący się spór o to, czy produkt "jest już gotowy". Drugi: oddajesz pracę do akceptacji, a kontrahent po prostu milczy - nie odbiera, nie zgłasza uwag, a Ty nie masz zapisu, że brak odpowiedzi w określonym terminie oznacza akceptację. Dobra umowa zabezpiecza oba kierunki tego samego ryzyka: precyzyjną specyfikację, liczbę poprawek i mechanizm milczącego odbioru. Warto również poświęcić odpowiednią uwagę na określenie szczegółowej specyfikacji przedmiotu umowy, w przeciwnym razie może dojść do niezrozumienia się stron i sporu co do tego co faktycznie było przedmiotem umowy. Takie przypadki są bardzo powszechne szczególnie w IT, gdzie tworząc np. strony www, serwisy czy aplikacje, niedoprecyzowane funkcjonalności mogą stać się osią długiego sporu sądowego. W takim przypadku spory są szczególnie trudne ponieważ każda ze stron musi wykazać w sposób skuteczny jak określała specyfikę zamówienia, a każdy element sporny, bez śladu w umowie, to typowe "słowo, przeciwko słowu".

Klauzula automatycznego odnowienia wymaga wypowiedzenia w konkretnym, często krótkim oknie czasowym. Przegapisz je i jesteś związany umową na kolejny okres, czasem roczny, czasem dłuższy - niezależnie od tego, czy współpraca ma dla Ciebie jeszcze biznesowy sens. To jeden z najczęściej przegapianych zapisów, bo mało kto wraca do umowy po jej podpisaniu.

Wszędzie tam, gdzie w ramach współpracy, dochodzi do pracy na danych osobowych (np. bazie danych naszego kontrahenta), koniecznym jest zawarcie tzw. umowy powierzenia danych osobowych do przetwarzania. Umowa powierzenia to dokument, który w wielu firmach podpisywany jest bez czytania - "bo to tylko RODO, załącznik do właściwej umowy". Często mylone jest to z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z RODO, który określa na jakiej zasadzie kontrahent będzie przetwarzał nasze dane osobowe. O ile sam obowiązek informacyjny nie pociąga za sobą większych konsekwencji biznesowych, czy finansowych, to  źle skonstruowana umowa powierzenia już tak. To typowa umowa między przedsiębiorcami, ze wszystkimi konsekwencjami, jakie wynikają ze zasady swobody zawierania umów. Konsekwencją bezrefleksyjnego jej przyjęcia może być odpowiedzialność za naruszenia, na które realnie nie mamy wpływu. Może wiązać się z dodatkowymi odpłatnościami, co również zdarza się w takich umowach. W ENSIS wdrożyliśmy RODO w ponad 3000 podmiotów i to właśnie umowy powierzenia są jednym z najczęstszych miejsc, w których wykrywamy ryzyko, o którym Klient nie wiedział, że istnieje.

Umowa handlowa to nie tylko kwestia prawna. Kara umowna ma skutki podatkowe. Sposób rozliczenia wynagrodzenia wpływa na księgowość. Przeniesienie praw autorskich może mieć znaczenie dla ulgi IP Box.

W ENSIS radca prawny, podatkowiec i księgowość pracują ramię w ramię, dosłownie kilka metrów od siebie - to zasada 5 metrów: największa odległość między biurkami naszych specjalistów to 5 metrów. Dzięki temu umowa jest weryfikowana prawnie, podatkowo i księgowo w jednym miejscu, zanim ją podpiszesz - bez przerzucania Cię między podmiotami, które nie biorą za siebie wzajemnej odpowiedzialności.

W umowach z kontrahentami nie chroni Cię system, chronisz się sam, treścią tego, co podpisujesz. Siedem błędów opisanych powyżej łączy jedno: każdy z nich jest tani do wykrycia przed podpisaniem i bardzo drogi do naprawienia po fakcie. Historia o 200 000 zł za prawa zależne nie wydarzyła się dlatego, że ktoś działał w złej wierze, wydarzyła się, bo nikt nie przeczytał umowy oczami prawnika, zanim została podpisana.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o umowach w biznesie, na pewno zainteresują Cię nasze pozostałe artykuły:

Sprawdź już dziś i nie pozwól, by jeden niekorzystny zapis umowny zdestabilizował Twój biznes. Prześlij nam wzór umowy do wstępnej, bezpłatnej analizy. Oszacujemy zakres pracy i ryzyka, a następnie przedstawimy ofertę audytu.

Napisz do nas korzystając z formularza poniżej lub na biuro@ensiskancelaria.com. Możesz też do nas zadzwonić: +48 519 56 36 26