wiadomosc
2024-03-21

Ochrona sygnalistów - nowe obowiązki dla firm.

Agnieszka

Agnieszka Kazimierczak

Specjalizuję się w prawie gospodarczym, prawie cywilnym i ochronie danych osobowych. W ramach kompleksowej obsługi prawnej zajmuje się analizą i sporządzaniem umów, wdrażaniem dokumentacji prawnej dla branży nowych technologii oraz e-commerce, sporządzaniem opinii prawnych, przeprowadzaniem audytów zgodności i wdrażaniem odpowiednich procedur w firmach prowadzonych przez klientów.

pexels_proxyclick_visitor_management_system_2451566_4d994a1212

Państwa członkowskie Unii Europejskiej zostały zobowiązane do implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku, która dotyczy ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Obecnie trwają prace nad implementacją przepisów unijnych do krajowego porządku prawnego. Na początku 2024 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Rząd planuje przyjąć projekt ustawy jeszcze w I kwartale 2024 roku. Projekt ustawy przewiduje szereg obowiązków dla przedsiębiorców.

Kim jest sygnalista? Jaka ochrona mu przysługuje?

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym, którą uzyskała w kontekście związanym z pracą.

Zasadniczym celem nowych przepisów jest zapewnienie osobom zgłaszającym naruszenia ochrony przed działaniami odwetowymi. Przedmiotowe regulacje opierają się na założeniu, że pracownicy oraz współpracownicy jako osoby zaangażowane w wewnętrzne procesy, jako pierwsze zauważają nieprawidłowości lub uzyskują informacje o naruszeniach prawa. Z uwagi na to, że jest to grupa posiadająca najwięcej informacji o potencjalnych naruszeniach, konieczne stało się wprowadzenie zasad ochrony tych osób, celem umożliwienia im bezpiecznego zgłoszenia nieprawidłowości, bez narażania się na działania odwetowe.

Co istotne ochrona przyznana w ramach nowych regulacji, obejmuje nie tylko pracowników i zleceniobiorców danej jednostki, ale ogólnie podmioty z nią współpracujące tj. kontrahentów, wykonawców, podwykonawców oraz ich pracowników i współpracowników. Projekt ustawy zakłada szeroki katalog podmiotów podlegających ochronie, sygnalistą może być także m.in. stażysta, praktykant, wolontariusz, akcjonariusz, wspólnik czy członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Zgodnie z przepisami dyrektywy oraz przepisami projektowanej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia, podmioty prawne będą zobowiązane wdrożyć procedury, które umożliwią zgłaszanie naruszeń prawa, przy jednoczesnym zapewnieniu sygnaliście ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi. Wobec osób zgłaszających naruszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próba lub groźba podjęcia takich działań. Za działania odwetowe uważa się przede wszystkim:

• Odmowę nawiązania stosunku pracy,

• Wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia,

• Odmowę zawarcia kolejnej umowy o pracę/współpracę,

• Obniżenie wynagrodzenia,

• Wstrzymanie awansu,,

• Mobbing,

• Dyskryminację,

• Nierówne traktowanie pracownika,

• Niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie.

Obowiązek wprowadzenia procedury wewnętrznej.

Dyrektywa oraz projektowana ustawa nakładają na podmioty prawne obowiązek wprowadzenia procedur wewnętrznych w ramach, których zostaną określone zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz zasady ochrony sygnalistów.

Projektowane przepisy zakładają obowiązek:

1) Ustalenia oraz wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.

2) Wyznaczenia punktu kontaktowego w ramach, którego możliwe będzie dokonanie zgłoszenia naruszenia.

3) Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

4) Przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

5) Poinformowania o wynikach postępowania i ewentualnych działaniach następczych maksymalnie w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

6) Prowadzenia rejestru zgłoszeń.

7) Ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

Procedura powinna zostać zaprojektowana w taki sposób, aby zapewnić poufność danych osobowych sygnalisty oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem. W procedurach należy ponadto wskazać niezależną jednostkę, której zadaniem będzie przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie komunikacji z sygnalistą - w tym realizacja obowiązków informacyjnych wynikających z projektowanej ustawy oraz RODO. Przepisy przewidują możliwość powierzenia zadań punktu kontaktowego podmiotowi zewnętrznemu.

Kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych (podmioty prywatne i publiczne) zatrudniających powyżej 50 osób.

Ponadto:

• Podmioty prawne prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – bez względu na liczbę zatrudnionych osób.

• Podmioty prawne zatrudniające poniżej 50 osób mogą wprowadzić procedurę fakultatywnie.

Jak wdrożyć nowe obowiązki związane z ochroną sygnalisty?

Przed wprowadzeniem procedury wewnętrznej w organizacji, podmiot prawny zobowiązany jest przeprowadzić konsultacje z działającymi u niego zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników, jeżeli żadna organizacja związkowa nie funkcjonuje. Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10. Po przeprowadzeniu wyżej opisanych konsultacji procedura wprowadzania jest w życie po upływie 7 dni do podania jej do wiadomości pracowników.

Należy przy tym zaznaczyć, że najnowszy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia przewiduje, że podmioty prawne będą miały 3 miesiące na wdrożenie procedury wewnętrznej od momentu wejścia ustawy w życie. Warto zatem podjąć kroki mające na celu wprowadzenie odpowiednich procedur z wyprzedzeniem.

Agnieszka

Agnieszka Kazimierczak

Specjalizuję się w prawie gospodarczym, prawie cywilnym i ochronie danych osobowych. W ramach kompleksowej obsługi prawnej zajmuje się analizą i sporządzaniem umów, wdrażaniem dokumentacji prawnej dla branży nowych technologii oraz e-commerce, sporządzaniem opinii prawnych, przeprowadzaniem audytów zgodności i wdrażaniem odpowiednich procedur w firmach prowadzonych przez klientów.

Poprzedni post

Następny post

Napisz do nas!

sprawdźmy jak możemy Ci pomóc

Najczęściej zadawane pytania (F.A.Q)

Jak skontaktować się w sprawie pomocy prawnej?

Najlepiej skorzystaj z formularza kontaktowego – to najszybszy i najbardziej efektywny sposób kontaktu, ponieważ wiadomość trafi bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za udzielenie odpowiedzi, a nie do naszego sekretariatu. W treści wiadomości krótko opisz zagadnienie, do którego potrzebna jest nasza pomoc. Jeżeli opisany stan sprawy wymaga doprecyzowania, prześlemy dodatkowe pytania, które pozwolą nam udzielić bardziej szczegółowej odpowiedzi, a tym samym lepiej poznać zagadnienie w którym mielibyśmy pomóc. W sprawach pilnych, prosimy o kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

W jakim czasie mogę otrzymać informację zwrotną na temat mojego zapytania?

W większości przypadków, udzielamy odpowiedzi, z informacją na temat wymaganego zakresu pracy z naszej strony, a także jej kosztów, w ciągu 1–2 dni roboczych. Jeśli zagadnienie jest bardziej skomplikowane, czas odpowiedzi może wydłużyć się do 3–4 dni roboczych. W pilnych sprawach polecamy kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?

W odpowiedzi na przesłane zapytanie, wskazujemy jaki jest zakres prac do wykonania oraz związane z tym koszty. Po akceptacji naszej propozycji współpracy i kosztów z nią związanych, realizujemy zlecenie. W zależności od preferencji naszych Klientów, prace mogą być prowadzone na podstawie akceptacji mailowej warunków lub po zawarciu umowy w formie pisemnej. Niezależnie od formy akceptacji, prace rozpoczynamy zawsze, dopiero po wyrażeniu zgody przez Klienta.

Jak ustalane są koszty?

Koszty ustalamy podstawie czasu potrzebnego na realizację danego zlecenia. Co ważne, na samym początku informujemy o pełnym koszcie zlecenia, aby nasi Klienci nie obawiali się niespodziewanych wydatków. Jeśli zlecenie wymaga dodatkowej pracy, np. z powodu zmiany założeń biznesowych, w trakcie jego realizacji, informujemy o tym Klienta i dodatkowe prace są wykonywane tylko po uzyskaniu akceptacji.

Czy przed rozpoczęciem współpracy wymagane jest osobiste spotkanie?

Nie. Spotkanie osobiste jest potrzebne jedynie w przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień. W przypadku zleceń dotyczących przygotowania dokumentów, takich jak umowy, regulaminy, dokumentacja RODO, ochrona sygnalistów, czy nawet przygotowanie umowy spółki z o.o., osobiste spotkanie przed rozpoczęciem przez nas pracy, nie jest konieczne. Jeżeli spotkanie usprawniłoby realizację usługi, na pewno je zaproponujemy.

Czy mogę uzyskać poradę prawną online lub telefonicznie?

Tak. Większość kontaktów z naszymi Klientami odbywa się online, dzięki czemu obsługujemy firmy z całej Polski, a nawet spoza jej granic. Mając na uwadze, jak cenny jest czas przedsiębiorców, staramy się unikać marnowania go, na niepotrzebne dojazdy i bezpośrednie spotkania, o ile faktycznie nie jest to konieczne. Porady prawne online udzielamy głównie pisemnie, zazwyczaj drogą mailową. Spotkanie online lub rozmowa telefoniczna organizowane są w razie potrzeby np. doprecyzowania porady lub omówienia zagadnienia jej krótszej lub łatwiejszej w przekazie formie, zwłaszcza jeżeli wskażesz na taką potrzebę.

Gdzie można się spotkać z prawnikiem?

Spotkanie może odbyć się w naszym biurze we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 83. Jeżeli prowadzisz działalność na terenie Wrocławia lub w jego okolicach, możemy się spotkać w siedzibie Twojej firmy lub innym wskazanym miejscu. Ważne, aby miejsce spotkania zapewniało możliwość swobodnej rozmowy. Nie zamykamy się na spotkania w innych częściach Polski ale robimy to kiedy faktycznie sprawa tego wymaga, aby nie generować niepotrzebnych kosztów wobec naszych Klientów. Możemy się również spotkać online za pomocą MS Teams, Google Meets lub innego komunikatora.

Jak przygotować się do spotkania?

Przede wszystkim nie musisz się obawiać samego spotkania. Jesteśmy takimi samymi ludźmi jak Ty, a naszym pierwszorzędnym celem jest pomoc, będąc zawsze po Twojej stronie. Używamy prostego i zrozumiałego języka, a definicje prawne tłumaczymy zawsze w sposób przystępny i zrozumiały . Przed spotkaniem warto zebrać wszystkie istotne informacje dotyczące sprawy. Z reguły nie jest wymagane potwierdzenie tych informacji dokumentami, ale jeśli mają one istotne znaczenie w sprawie, np. umowy czy decyzje administracyjne, najlepiej jest je przesłać do nas przed spotkaniem, na adres mailowy, osoby odpowiedzialnej za Twoje zlecenie. W razie braku możliwości przesłania dokumentów elektronicznie, warto zabrać je ze sobą na spotkanie. W razie konkretnych pytań do nas, dobrze jest je sformułować prostym, zrozumiałym językiem i wysłać mailem do nas, przed spotkaniem. Wcześniejsze dostarczenie dokumentów lub pytań nie jest konieczne, ale pozwala nam na bardziej efektywną pomoc już podczas samego spotkania. Jeżeli po spotkaniu konieczne będzie podsumowanie, doprecyzowanie lub weryfikacja pewnych kwestii, prześlemy dodatkowe informacje drogą mailową lub telefoniczną, w zależności od Twoich preferencji.