Państwa członkowskie Unii Europejskiej zostały zobowiązane do implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku, która dotyczy ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Obecnie trwają prace nad implementacją przepisów unijnych do krajowego porządku prawnego. Na początku 2024 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Rząd planuje przyjąć projekt ustawy jeszcze w I kwartale 2024 roku. Projekt ustawy przewiduje szereg obowiązków dla przedsiębiorców.
Kim jest sygnalista? Jaka ochrona mu przysługuje?
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym, którą uzyskała w kontekście związanym z pracą.
Zasadniczym celem nowych przepisów jest zapewnienie osobom zgłaszającym naruszenia ochrony przed działaniami odwetowymi. Przedmiotowe regulacje opierają się na założeniu, że pracownicy oraz współpracownicy jako osoby zaangażowane w wewnętrzne procesy, jako pierwsze zauważają nieprawidłowości lub uzyskują informacje o naruszeniach prawa. Z uwagi na to, że jest to grupa posiadająca najwięcej informacji o potencjalnych naruszeniach, konieczne stało się wprowadzenie zasad ochrony tych osób, celem umożliwienia im bezpiecznego zgłoszenia nieprawidłowości, bez narażania się na działania odwetowe.
Co istotne ochrona przyznana w ramach nowych regulacji, obejmuje nie tylko pracowników i zleceniobiorców danej jednostki, ale ogólnie podmioty z nią współpracujące tj. kontrahentów, wykonawców, podwykonawców oraz ich pracowników i współpracowników. Projekt ustawy zakłada szeroki katalog podmiotów podlegających ochronie, sygnalistą może być także m.in. stażysta, praktykant, wolontariusz, akcjonariusz, wspólnik czy członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.
Zgodnie z przepisami dyrektywy oraz przepisami projektowanej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia, podmioty prawne będą zobowiązane wdrożyć procedury, które umożliwią zgłaszanie naruszeń prawa, przy jednoczesnym zapewnieniu sygnaliście ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi. Wobec osób zgłaszających naruszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próba lub groźba podjęcia takich działań. Za działania odwetowe uważa się przede wszystkim:
• Odmowę nawiązania stosunku pracy,
• Wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia,
• Odmowę zawarcia kolejnej umowy o pracę/współpracę,
• Obniżenie wynagrodzenia,
• Wstrzymanie awansu,,
• Mobbing,
• Dyskryminację,
• Nierówne traktowanie pracownika,
• Niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie.
Obowiązek wprowadzenia procedury wewnętrznej.
Dyrektywa oraz projektowana ustawa nakładają na podmioty prawne obowiązek wprowadzenia procedur wewnętrznych w ramach, których zostaną określone zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz zasady ochrony sygnalistów.
Projektowane przepisy zakładają obowiązek:
1) Ustalenia oraz wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
2) Wyznaczenia punktu kontaktowego w ramach, którego możliwe będzie dokonanie zgłoszenia naruszenia.
3) Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
4) Przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5) Poinformowania o wynikach postępowania i ewentualnych działaniach następczych maksymalnie w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
6) Prowadzenia rejestru zgłoszeń.
7) Ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi.
Procedura powinna zostać zaprojektowana w taki sposób, aby zapewnić poufność danych osobowych sygnalisty oraz osób powiązanych ze zgłoszeniem. W procedurach należy ponadto wskazać niezależną jednostkę, której zadaniem będzie przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie komunikacji z sygnalistą - w tym realizacja obowiązków informacyjnych wynikających z projektowanej ustawy oraz RODO. Przepisy przewidują możliwość powierzenia zadań punktu kontaktowego podmiotowi zewnętrznemu.
Kogo dotyczy obowiązek?
Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych (podmioty prywatne i publiczne) zatrudniających powyżej 50 osób.
Ponadto:
• Podmioty prawne prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – bez względu na liczbę zatrudnionych osób.
• Podmioty prawne zatrudniające poniżej 50 osób mogą wprowadzić procedurę fakultatywnie.
Jak wdrożyć nowe obowiązki związane z ochroną sygnalisty?
Przed wprowadzeniem procedury wewnętrznej w organizacji, podmiot prawny zobowiązany jest przeprowadzić konsultacje z działającymi u niego zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników, jeżeli żadna organizacja związkowa nie funkcjonuje. Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10. Po przeprowadzeniu wyżej opisanych konsultacji procedura wprowadzania jest w życie po upływie 7 dni do podania jej do wiadomości pracowników.
Należy przy tym zaznaczyć, że najnowszy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia przewiduje, że podmioty prawne będą miały 3 miesiące na wdrożenie procedury wewnętrznej od momentu wejścia ustawy w życie. Warto zatem podjąć kroki mające na celu wprowadzenie odpowiednich procedur z wyprzedzeniem.
Agnieszka Kazimierczak
Specjalizuję się w prawie gospodarczym, prawie cywilnym i ochronie danych osobowych. W ramach kompleksowej obsługi prawnej zajmuje się analizą i sporządzaniem umów, wdrażaniem dokumentacji prawnej dla branży nowych technologii oraz e-commerce, sporządzaniem opinii prawnych, przeprowadzaniem audytów zgodności i wdrażaniem odpowiednich procedur w firmach prowadzonych przez klientów.
