Kiedy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, a kiedy takiej zgody nie potrzeba?

Zakres kategorii danych osobowych jakie mogą być przetwarzane przez pracodawcę jasno określa art. 22 (1)  ust. 1 Kodeksu pracy. Według wspomnianego przepisu, pracodawca żąda od kandydata na pracownika odpowiednio:  

• imienia (imion) i nazwiska; 

• daty urodzenia; 

• danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę; 

• wykształcenia; 

• kwalifikacji zawodowych; 

• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. 

Jeżeli więc zakres pobieranych przez pracodawcę danych osobowych ograniczy się do tych wskazanych powyżej, nie jest koniecznym pobieranie zgody na ich przetwarzanie. W praktyce oznacza to, że nie ma już potrzeby prosić o dodanie przez kandydatów formułki do CV w ramach której kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Nawet gdyby w CV zawarty był szerszy zakres danych osobowych niż wynika to z art. 22 (1)  ust. 1 KP, to nie będzie konieczności pobierania tego typu zgody, pod warunkiem, że to nie pracodawca wymaga szerszego zakresu danych osobowych, a sam kandydat do pracy przekazuje je z własnej inicjatywy.  

Zgoda jako podstawa do przetwarzania danych osobowych w rekrutacji będzie miała zastosowanie wszędzie tam, gdzie zakres kategorii danych osobowych wykracza poza zakres przywołany powyżej. Zgody będą również potrzebne tam, gdzie cel przetwarzania danych osobowych będzie wykraczał poza ten określony w kodeksie pracy. Jeżeli więc pracodawca potrzebuje szerszej ilości danych osobowych niż wynika to z Kodeksu pracy, wtedy takie dane mogą być przetwarzane w oparciu o zgodę. Przykładem mogą być interaktywne formularze w ramach których kandydat do pracy może (ale nie musi) podać więcej danych osobowych jego dotyczących. W takich miejscach koniecznym jest zawarcie zgody na przetwarzanie danych osobowych,  wykorzystywanie tych danych będzie możliwe tylko wtedy, kiedy kandydat dobrowolnie takiej zgody udzieli (zaznaczy ją). W samym Kodeksie pracy ustawodawca określił ,że podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych może stanowić zgoda jednak z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. Ustawodawca podkreślił ponadto, że zgoda ma charakter dobrowolny, a co za tym idzie brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Ustawowej ochronie podlegają również tzw. dane wrażliwe jak m.in. te dotyczące stanu zdrowia. W tym wypadku ustawodawca dopuścił ich przetwarzanie za zgodą pracownika (a więc zgodę będziemy musieli odebrać) ale z zastrzeżeniem, zgoda może być podstawą do przetwarzania danych ale wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Zgoda będzie potrzebna również tam, gdzie zmieniamy cel przetwarzania danych osobowych, czy też wykracza on poza cel określony w Kodeksie pracy. Najczęstszym przykładem będzie wykorzystywanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. Ustawodawca nie określił takiego przypadku przetwarzania danych osobowych. Samo wykorzystywanie danych osobowych w przyszłych rekrutacjach nie jest tożsame z przetwarzaniem na potrzeby „jednorazowej” rekrutacji, z tego chociażby powodu, że jako potencjalny pracownik, mogę nie chcieć brać udziału w kolejnych rozmowach rekrutacyjnych. Mogę również nie zgadzać się na przetwarzanie moich danych osobowych przez dłuższy okres niż jest to konieczne do przeprowadzenia „jednorazowego” procesu rekrutacji.