Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Każda osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może przekształcić swoje przedsiębiorstwo w jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. O ile przekształcenie może nastąpić tylko w spółkę jednoosobową, o tyle nic nie stoi to na przeszkodzie, by bezpośrednio po przekształceniu, do spółki dołączył kolejny wspólnik, czy to przez zakup udziałów w spółce przekształconej, czy przez jej dokapitalizowanie, zwiększając tym samym kapitał zakładowy spółki. W praktyce takie „powiększenie” grona wspólników może następować praktycznie w tym samym czasie, co samo przekształcenie. Wspólnik spółki jednoosobowej traktowany jest pod względem składkowym tak jak osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, z tego względu większość przedsiębiorców obawia się przekształceń lub też jeżeli się na nie decydują, to planuje wprowadzić do firmy kolejnego, czasami mniejszościowego wspólnika. W tym miejscu warto podkreślić, że przyjmowanie mniejszościowych udziałowców do spółki nie powinno nosić znamion pozornych, a więc należy unikać sytuacji, w których to nasz wspólnik będzie miał jedynie np. 1 – 5 % udziałów. W takim wypadku Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zarzucać, że jest to fikcyjny podział, który ma na celu uniknięcie odprowadzania składek przez wspólnika spółki jednoosobowej. Rozsądną wartością jest udział przynajmniej 10 – 20% udziałów.

Jedną z najistotniejszych kwestii w związku z przekształceniem jest fakt, że w ramach tego procesu dochodzi do sukcesji wszystkich praw i obowiązków przedsiębiorcy, co w praktyce oznacza, że zezwolenia, koncesje oraz ulgi (z wyłączeniem ulg określonych w przepisach prawa podatkowego) mogą dotyczyć również spółki powstałej z przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie wolno jednak zapominać o tym, że przedsiębiorstwo przekształcane w spółkę nie będzie w absolutnie każdej sytuacji traktowane jako ten sam podmiot. W wyniku przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę powstaje zupełnie nowy podmiot, z nowym numerem NIP, który niejako przejmuje dotychczasowe przedsiębiorstwo prowadzone w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.  

W praktyce zmiana ta nie może mieć jednak niekorzystnego wpływu na ciągłość prowadzonej działalności, a więc mimo tej zmiany utrzymane powinny zostać linie kredytowe, leasingi czy inne zobowiązania. Oczywiście zalecanym jest aby przed faktycznym przeprowadzeniem przekształcenia, uzyskać od kredytodawców i leasingodawców odpowiednie gwarancje, potwierdzenie utrzymania dotychczasowych zobowiązań oraz ich warunków. Na konsekwencje po przekształceniu powinni zwrócić również uwagę osoby, które w dotychczasowej działalności korzystali z dofinansowań np. ze środków unijnych  

Dodatkowo zmienia się zakres odpowiedzialności, gdyż dotychczasowa odpowiedzialność z całego majątku przedsiębiorcy staje się w chwili przekształcenia odpowiedzialnością charakterystyczną dla spółki kapitałowej – majątek spółki, z którego spółka będzie odpowiadać w stosunku do wierzycieli, staje się odrębnym bytem od dotychczasowego majątku przedsiębiorcy. 

Jest to element obligatoryjny dla rozpoczęcia procesu przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę kapitałową.  

Plan przekształcenia wymaga szczególnej formy – aktu notarialnego. W jego treści należy wskazać: 

Plan stanowi podstawę procedury przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową. Zgodnie Kodeksem spółek handlowych plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Dodatkowo należy do tego dokumentu dodać określenie rodzaju spółki, w którą nastąpi przekształcenie działalności gospodarczej, wskazanie wartości i liczby udziałów lub akcji w spółce przekształcanej. 

Obligatoryjnymi elementami planu przekształcenia są załączniki. Wśród nich musza się znaleźć: 

Plan przekształcenia musi zostać poddany badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegły rewident zostanie wyznaczony przez sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy, którego dotyczy procedura przekształceniowa. Biegły rewident zobowiązany jest sporządzić opinię i przedstawić ją sądowi oraz przedsiębiorcy w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące. Warunkiem przekształcenia naturalnie jest pozytywna opinia biegłego rewidenta. 

Każdorazowo stworzenie planu przekształcenia będzie wymagało współpracy z księgowością. Szczególnie ważne jest, aby możliwe było określenie wartości składników majątku przedsiębiorstwa. 

Oświadczenie powinno być sporządzone w formie aktu notarialnego i powinno zawierać: 

Po pozytywnej opinii biegłego rewidenta oświadczenie to należy złożyć do sądu wraz ze zgłoszeniem spółki do KRS. 

Z chwilą podpisania aktu założycielskiego spółki powstaje spółka w organizacji. W tym momencie należy powołać członków organów spółki – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wystarczy powołać członka zarządu spółki. 

W wypadku spółki akcyjnej konieczne będzie powołanie członków zarządu oraz członków rady nadzorczej, zgodnie z wymogami określonymi w Kodeksie spółek handlowych. 

W związku z  tym, że całość postępowania wymaga sporządzenia dokumentów w formie aktów notarialnych, niemożliwym jest przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową w uproszczony sposób, w oparciu o system S24. 

Kolejnym etapem przekształcenia spółki jest zgłoszenie powołanej spółki do sądu rejestrowego. Z chwilą dokonania przez sąd rejestracji spółki procedura przekształcenia dobiega końca. 

Zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych sąd rozpoznaje wniosek o zgłoszenie spółki do KRS w terminie 7 dni od daty jego wpływu. Gdy wniosek okaże się w pełni kompletny i poprawny, sąd niezwłocznie dokona wpisu spółki do rejestru. 

Od momentu zawarcia aktu założycielskiego spółki, do czasu dokonania wpisu spółki w rejestrze przedsiębiorców, spółka ma status spółki w organizacji. Spółka w organizacji, zgodnie z art. 11 Kodeksu Spółek Handlowych ma prawo we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane. 

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji albo spółka akcyjna w organizacji z chwilą wpisu do rejestru staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółką akcyjną i uzyskuje osobowość prawną. Z tą chwilą staje się ona podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji. 

Spółka zarejestrowana w KRS będzie miała naturalnie przypisany numer NIP. Dzięki temu możliwe będzie w prosty sposób wypełnienie zgłoszenia aktualizacyjnego NIP – 8, na formularzu aktywnym.  

Spółka w terminie 7 dni od daty wpisania jej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego zobowiązana jest zgłosić beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.