Jakie dane osobowe można pobierać od kandydata do pracy, w jakiej formie je pobierać, w jaki sposób żądać ich potwierdzenia, jak weryfikować czy są zgodne z rzeczywistością?
Od kandydatów pracodawca może pobierać następujące kategorie danych osobowych:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Co ciekawe, dyspozycja wynikająca z Kodeksu pracy wskazuje, że pracodawca „żąda” podania tych danych, a nie „ma prawo żądać”, jak miało to miejsce w Kodeksie pracy przed nowelizacją art. 22(1).
Dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pobierane mogą być wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. O tym, czy konieczne jest pobranie tych danych osobowych na etapie zatrudnienia, decyduje sam pracodawca. Biorąc pod uwagę ogólne zasady wynikające z RODO, w tym zasadę ograniczenia celu oraz zasadę minimalizacji, należy pamiętać, że do pobrania tych danych osobowych musi istnieć faktyczne uzasadnienie. Nie może być to wyłącznie subiektywna opinia pracodawcy, lecz fakt, że wykonywanie pracy na danym stanowisku wymaga określonego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, a przebieg dotychczasowego zatrudnienia uzasadnia fakt, że dany kandydat do pracy posiada stosowne kwalifikacje.
Dane pobierane na etapie rekrutacji co do zasady zbierane są w oparciu o oświadczenie kandydatów do pracy. W praktyce najczęściej informacje te przekazywane są w ramach CV oraz listu motywacyjnego. Ustawodawca przewidział jednak możliwość kontroli oświadczeń kandydata i tak pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Trzeba pamiętać, że będą tu miały zastosowanie również zasady RODO, przede wszystkim wspomniane już wcześniej zasada ograniczenia celu oraz zasada minimalizacji. W praktyce zasady te mają na celu, aby pracodawca nie pobierał nadmiernej ilości danych osobowych, kiedy nie jest to uzasadnione. Dodatkowo należy ograniczyć pobieranie danych, których w praktyce pracodawca nie potrzebuje. Biorąc pod uwagę powyższe najlepiej (jeżeli nie ma takiej potrzeby) nie kserować dyplomów, dokumentów tożsamości czy innych potwierdzających dane kompetencje. Zamiast tego należy ograniczyć się do okazania przez kandydata określonej dokumentacji potwierdzającej wykształcenie czy nabyte kwalifikacje. Zasada ograniczenia celu przetwarzania danych osobowych, a także zasada minimalizacji nie oznacza, że przechowywanie kopii dokumentów jest zabronione. Trzeba jednak pamiętać, że w praktyce, chociażby w razie kontroli ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w myśl zasady rozliczalności, jako administrator danych osobowych, będziemy musieli wykazać, że posiadanie określonych danych osobowych w naszych zasobach jest uzasadnione i konieczne.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.
