Kiedy potrzebna jest zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych, a kiedy jej nie potrzebujemy?

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest przesłanką pozwalającą na przetwarzanie danych osobowych w najszerszy sposób. W zależności od konstrukcji zgody, możemy przetwarzać praktycznie dowolne kategorie danych osobowych w dowolnym celu. Po wejściu w życie RODO zgoda na przetwarzanie danych osobowych była często wręcz demonizowana, krążyło nieprawidłowe przeświadczenie, że na jakiekolwiek przetwarzanie danych osobowych, w tym przetwarzanie danych pracowników, będzie konieczne posiadanie zgody. Jest to oczywiście twierdzenie nieprawdziwe, bowiem podstawą do przetwarzania danych osobowych pracownika jest umowa zawarta z pracodawcą i nie ma tu znaczenia czy jest to umowa o prace, czy też umowa cywilnoprawna (zlecenia lub o dzieło). Co do zasady nie ma więc potrzeby aby pracodawcy odbierali od pracowników zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. 

Podstawową sytuacją, kiedy zgoda będzie musiała być odebrana, jest sytuacja kiedy to pracodawca potrzebuje przetwarzać szerszy katalog kategorii danych osobowych, niż wynika to bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. W tym miejscu trzeba pamiętać, że dane te musza być adekwatne i ograniczone do celu w jakim są przetwarzane i niewykorzystywane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.  

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych będzie musiała być również odbierana od pracowników zawsze wtedy, kiedy pracodawca nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych w oparciu o  zawartą umowę lub powołując się na przepis prawa, który daje mu taką możliwość. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia np. kiedy cel przetwarzania danych osobowych będzie inny niż cel związany ze stosunkiem pracy, np. kiedy organizowane są wydarzenia, konkursy czy zawody, w których pracownicy biorą udział, a udział w takich wydarzeniach nie jest częścią ich obowiązków zawodowych, wynikających z zawartej z nimi umowy. W wielu firmach funkcjonują dodatkowe benefity w postaci kart sportowych, opieki medycznej lub ubezpieczeń grupowych. Jeżeli pracodawca w jakikolwiek sposób brałby udział w danych osobowych w tego typu celach, musiałby uzyskać od pracownika zgodę na ich przetwarzanie w określonym zakresie i w określonym celu. 

Poza zgoda na przetwarzanie danych osobowych, często potrzebna jest również zgoda na udostępniane danych osobowych pracowników osobom trzecim. Przez udostępnianie danych osobowych należy rozumieć taką operację w oparciu o którą dane osobowe pracownika, zostają przekazane osobie trzeciej i tym samym niejako tracimy kontrolę (jako dotychczasowy administrator danych osobowych) nad tym w jaki sposób będą one przez tą osobę przetwarzane (wykorzystywane). Przykładem mogą być tu wspomniane już wcześniej dodatkowe benefity, takie jak karty sportowe, dodatkowa opieka medyczna czy też ubezpieczenia grupowe. W związku z tym, że nie są to usługi świadczone bezpośrednio przez pracodawcę, udostępnia on (przekazuje) dane osobowe do innych podmiotów, które zawodowo zajmują się tego typu działalnością. Co do zasady pracodawca może udostępniać dane osobowe tylko podmiotom określonym w przepisach np. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych czy urzędom skarbowym. Udostępnianie danych osobowych innym podmiotom wymaga poinformowania o tym pracownika, a jednocześnie uzyskania od niego zgody na wykonanie tej operacji. Zgoda nie byłaby potrzebna jeżeli pracodawca wykazałby, że udostepnienie danych osobowych jest konieczne np. do realizacji umowy zawartej z pracownikiem. W praktyce jednak bardzo trudno znaleźć takie uzasadnienie przy umowach zawieranych z pracownikami. 

Poza powyższymi zgodami, coraz częściej koniecznym jest uzyskanie zgody na wykorzystanie wizerunku pracownika i to dotyczyć może wykorzystywania jego zdjęć zarówno na stronie firmowej jak i w kanałach social media. W przypadku wizerunku zastosowanie będą miały nie tylko przepisy RODO ale również ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1191) dotyczące ochrony wizerunku. W związku z tym, że nie ma mowy w kodeksie pracy o wizerunku jako danych mogących podlegać przetwarzaniu, koniecznym jest, jeżeli taki wizerunek chcemy wykorzystywać, uzyskanie stosownej zgody. Odwołuje się do tego również dyspozycja z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, według której rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, w braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.

Jak wskazałem powyżej sytuacji w których potrzebne jest odebranie zgody od pracownika może być wiele. Każdy pracodawca we własnym zakresie powinien ocenić czy w jego przypadku jakieś dodatkowe zgody są potrzebne. Moim klientom zawsze rekomenduje odbieranie zgód w momencie zatrudniania pracownika, zgody mogą być odebrane np. na jednej kartce, gdzie umieszczamy wszystkie te które nas faktycznie dotyczą. Należy pamiętać, że zgody muszą mieć charakter dobrowolny, nie można więc „zmuszać” pracowników do wyrażania zgody, a tym bardziej warunkować od posiadania zgód ich zatrudnienie.