Pracodawca może żądać od pracownika okazania dokumentu potwierdzającego tożsamość. W tym miejscu trzeba pamiętać, że dokumentem potwierdzającym tożsamość jest dowód osobisty lub paszport, nie jest nim natomiast np. prawo jazdy.
W kodeksie pracy przewidziana jest możliwość weryfikacji dokumentów przez pracodawcę, jeżeli jej celem jest potwierdzenie czy podane przez kandydata do pracy czy pracownika dane osobowe są prawidłowe. Co do zasady i tak się przyjęło w praktyce, przekazanie przez pracownika (czy kandydata do pracy) danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.
Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Istotnym jest również fakt, że udokumentowanie danych osobowych nie jest tożsame z możliwością skanowania lub kserowania dokumentu potwierdzającego tożsamość. Nie jest również możliwe pobieranie i wykorzystywanie innych danych, które znajdują się w dowodzie osobistym czy paszporcie, a których nie możemy przetwarzać w oparciu przepisy kodeksu pracy (art. 22(1)) lub innych przepisów, które w tym zakresie będą miały zastosowanie.
Co również istotne, weryfikacji może podlegać prawidłowość tylko tych danych, które pobieramy od pracownika, należy też pamiętać, że nie mogą być one przetwarzane w innym celu niż ten związany z rekrutacją czy zatrudnieniem.
Jakub Szajdziński
Partner Zarządzający
ENSIS Kancelaria Prawna
Cioczek & Szajdziński Sp.j.