Wykorzystywanie fotografii oraz wizerunku pracowników

Wykorzystywanie fotografii pracowników, na których został uwieczniony ich wizerunek, to zagadnienie które odnosi się nie tylko do przepisów o ochronie danych osobowych ale również do ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1191). W zakresie przepisów o ochronie danych osobowych zagadnienie to można rozważać z perspektywy możliwości przetwarzania danych osobowych, które wynikają z fotografii. Z perspektywy przepisów prawa autorskiego temat dotyka nie tyle przetwarzania na własne potrzeby ale wykorzystywania wizerunku pracownika.

Z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych, czy to RODO czy Kodeksu pracy, ustawodawca nie zdefiniował wizerunku pracownika, jako koniecznego do przetwarzania w związku z kandydowaniem na dane stanowisko, czy też zawartym stosunkiem pracy. Oznacza to, że pracodawca nie ma podstaw aby domagać się fotografii pracownika, a popularne niegdyś ogłoszenia „CV ze zdjęciem, proszę wysłać na adres…” powinny skutecznie odejść do lamusa. Jeżeli jednak do pracodawcy dotrze CV ze zdjęciem, które zostało umieszczone dobrowolnie przez kandydata na pracownika, to nie ma podstaw do tego aby je usuwać lub w jakiś szczególny sposób zanonimizować. Jeżeli pracodawca chciałby otrzymać fotografię lub przetwarzać dane osobowe wynikające z wizerunku kandydata lub pracownika, to koniecznym byłoby uzyskanie od niego zgody w tym zakresie, a dodatkowo musiałby (pracodawca) wykazać, że konieczność pobrania tych danych jest prawnie uzasadniona. Branże bywają różne i o ile agencja modelek i modeli lub impresariat artystyczny może mieć uzasadnienie do pobierania fotografii, o tyle już zakład introligatorski poszukujący pomocnika technicznego niekoniecznie. 

Z perspektywy prawa autorskiego, ochronie podlega wizerunek. W myśl art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie. Ponadto, zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych lub osoby  stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza. W praktyce oznacza to dla pracodawcy, że jeżeli chciałby wykorzystać wizerunek pracownika na swojej stronie internetowej lub w social media, to koniecznym będzie uzyskanie na to zgody. Swoim Klientom proponuje zawsze aby taka zgoda była jedną z tych, które pobierane są od wszystkich nowo zatrudnianych osób. Jeżeli bazujemy na zgodzie, to musimy pamiętać, że może ona zostać przez pracownika wycofana i musimy się liczyć z konsekwencjami takiej decyzji. Jeżeli więc przygotowujemy materiały marketingowe z wizerunkiem pracownika, zamiast bazować na jego zgodzie, warto rozważyć zawarcie z nim odrębnej umowy (np. umowy zlecenia), której przedmiotem będzie wykorzystanie wizerunku, a która będzie umową odpłatna, dzięki temu unikniemy sytuacji w których to pracownik wycofa zgodę na wykorzystywanie jego wizerunku. Poza powyższym przepisy przewidują pewne wyjątki, dotyczące tego, że przez wykorzystanie wizerunku nie ma miejsca, jeżeli osoba stanowi wyłącznie szczegół jakiejś całości lub element tła, tutaj jednak powoływanie się na te przesłankę będzie wiązało się z koniecznością analizy każdego ze zdjęć na którym znajduje się pracownik, co w praktyce może być wyjątkowo uciążliwe.