wiadomosc

Ochrona Danych Osobowych w E-Commerce

Branża e-commerce opiera się na przetwarzaniu ogromnych ilości danych osobowych – od danych klientów, przez dane transakcji, po informacje marketingowe. Ochrona tych danych nie tylko spełnia wymogi prawne, ale jest również kluczowa dla budowania zaufania klientów do sklepu internetowego i utrzymania pozytywnej reputacji. Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych oraz outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD), dostosowane do specyfiki handlu online.

Dlaczego ochrona danych jest kluczowa w e-commerce?

W działalności e-commerce dane osobowe są przetwarzane w wielu procesach, takich jak:

  • rejestracja użytkowników na platformach e-commerce,
  • obsługa zamówień i płatności,
  • realizacja działań marketingowych, takich jak e-mail marketing, programy lojalnościowe czy remarketing,
  • zarządzanie zwrotami i reklamacjami,
  • integracje z dostawcami usług zewnętrznych, takimi jak platformy płatnicze, systemy logistyczne czy narzędzia marketingowe.

Nieodpowiednie zarządzanie danymi może skutkować wysokimi karami finansowymi, utratą zaufania klientów oraz poważnymi konsekwencjami dla reputacji marki.

Jak działamy?

1. Audyt zgodności z RODO

Przeprowadzamy kompleksowy audyt procesów przetwarzania danych w Twoim sklepie internetowym, analizując:

  • przetwarzanie danych klientów w systemach e-commerce,
  • zgodność z RODO w działaniach marketingowych,
  • zasady współpracy z zewnętrznymi dostawcami, w tym operatorami płatności i kurierami,
  • bezpieczeństwo danych w systemach IT i CRM.

2. Tworzenie i wdrażanie dokumentacji ochrony danych

Opracowujemy pełną dokumentację zgodną z RODO, w tym:

  • polityki prywatności i regulaminy sklepu internetowego,
  • rejestry czynności przetwarzania,
  • umowy powierzenia danych z dostawcami usług, takimi jak kurierzy czy systemy płatności,
  • procedury zarządzania naruszeniami ochrony danych.

Nasze dokumenty są dostosowane do specyfiki Twojej działalności e-commerce i potrzeb klientów.

3. Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Oferujemy pełne wsparcie jako zewnętrzny IOD, w tym:

  • nadzór nad zgodnością przetwarzania danych z przepisami,
  • wsparcie przy wdrażaniu nowych funkcji sklepu zgodnych z zasadą privacy by design,
  • reprezentowanie Twojej firmy w kontaktach z UODO,
  • zarządzanie incydentami ochrony danych oraz doradztwo w sytuacjach kryzysowych.

4. Wsparcie w działaniach marketingowych

Działania marketingowe, takie jak personalizowane oferty, programy lojalnościowe czy remarketing, wiążą się z intensywnym przetwarzaniem danych. Oferujemy wsparcie w projektowaniu kampanii zgodnych z RODO, analizując m.in. wykorzystanie plików cookies i zgód marketingowych.

5. Szkolenia dla zespołów e-commerce

Prowadzimy praktyczne szkolenia dla zespołów obsługi klienta, marketingu i IT, aby zwiększyć ich świadomość w zakresie ochrony danych osobowych i minimalizować ryzyko błędów.

6. Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

Dla działań e-commerce, które mogą mieć istotny wpływ na prywatność klientów (np. korzystanie z zaawansowanych systemów analitycznych, automatyzacja marketingu), oferujemy wsparcie w przeprowadzaniu ocen skutków dla ochrony danych (DPIA).

Nasze doświadczenie w branży e-commerce

Mamy bogate doświadczenie w pracy z firmami z sektora e-commerce, zarówno z małymi sklepami internetowymi, jak i dużymi platformami sprzedażowymi. Rozumiemy specyfikę handlu online, w tym złożoność procesów logistycznych, integracji systemów oraz wymogów związanych z transgranicznym przetwarzaniem danych.

Dlaczego warto wybrać nasze usługi?

  • Specjalizacja w branży e-commerce: Rozumiemy potrzeby handlu internetowego i jego wyzwania w zakresie ochrony danych.
  • Kompleksowe podejście: Zapewniamy wsparcie na każdym etapie – od audytu, przez dokumentację, po bieżące doradztwo jako IOD.
  • Dostosowanie do skali działalności: Nasze usługi są elastyczne i dopasowane zarówno do małych sklepów internetowych, jak i dużych platform e-commerce.
  • Budowanie zaufania klientów: Poprzez odpowiednie zarządzanie danymi osobowymi pomagamy zwiększyć zaufanie do Twojej marki.

Zapraszamy do współpracy – zadbamy o zgodność z przepisami ochrony danych w Twoim e-commerce, zwiększając bezpieczeństwo i zaufanie klientów, jednocześnie umożliwiając dalszy rozwój Twojego biznesu online!

Napisz do nas!

sprawdźmy jak możemy Ci pomóc

Najczęściej zadawane pytania (F.A.Q)

Jak skontaktować się w sprawie pomocy prawnej?

Najlepiej skorzystaj z formularza kontaktowego – to najszybszy i najbardziej efektywny sposób kontaktu, ponieważ wiadomość trafi bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za udzielenie odpowiedzi, a nie do naszego sekretariatu. W treści wiadomości krótko opisz zagadnienie, do którego potrzebna jest nasza pomoc. Jeżeli opisany stan sprawy wymaga doprecyzowania, prześlemy dodatkowe pytania, które pozwolą nam udzielić bardziej szczegółowej odpowiedzi, a tym samym lepiej poznać zagadnienie w którym mielibyśmy pomóc. W sprawach pilnych, prosimy o kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

W jakim czasie mogę otrzymać informację zwrotną na temat mojego zapytania?

W większości przypadków, udzielamy odpowiedzi, z informacją na temat wymaganego zakresu pracy z naszej strony, a także jej kosztów, w ciągu 1–2 dni roboczych. Jeśli zagadnienie jest bardziej skomplikowane, czas odpowiedzi może wydłużyć się do 3–4 dni roboczych. W pilnych sprawach polecamy kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?

W odpowiedzi na przesłane zapytanie, wskazujemy jaki jest zakres prac do wykonania oraz związane z tym koszty. Po akceptacji naszej propozycji współpracy i kosztów z nią związanych, realizujemy zlecenie. W zależności od preferencji naszych Klientów, prace mogą być prowadzone na podstawie akceptacji mailowej warunków lub po zawarciu umowy w formie pisemnej. Niezależnie od formy akceptacji, prace rozpoczynamy zawsze, dopiero po wyrażeniu zgody przez Klienta.

Jak ustalane są koszty?

Koszty ustalamy podstawie czasu potrzebnego na realizację danego zlecenia. Co ważne, na samym początku informujemy o pełnym koszcie zlecenia, aby nasi Klienci nie obawiali się niespodziewanych wydatków. Jeśli zlecenie wymaga dodatkowej pracy, np. z powodu zmiany założeń biznesowych, w trakcie jego realizacji, informujemy o tym Klienta i dodatkowe prace są wykonywane tylko po uzyskaniu akceptacji.

Czy przed rozpoczęciem współpracy wymagane jest osobiste spotkanie?

Nie. Spotkanie osobiste jest potrzebne jedynie w przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień. W przypadku zleceń dotyczących przygotowania dokumentów, takich jak umowy, regulaminy, dokumentacja RODO, ochrona sygnalistów, czy nawet przygotowanie umowy spółki z o.o., osobiste spotkanie przed rozpoczęciem przez nas pracy, nie jest konieczne. Jeżeli spotkanie usprawniłoby realizację usługi, na pewno je zaproponujemy.

Czy mogę uzyskać poradę prawną online lub telefonicznie?

Tak. Większość kontaktów z naszymi Klientami odbywa się online, dzięki czemu obsługujemy firmy z całej Polski, a nawet spoza jej granic. Mając na uwadze, jak cenny jest czas przedsiębiorców, staramy się unikać marnowania go, na niepotrzebne dojazdy i bezpośrednie spotkania, o ile faktycznie nie jest to konieczne. Porady prawne online udzielamy głównie pisemnie, zazwyczaj drogą mailową. Spotkanie online lub rozmowa telefoniczna organizowane są w razie potrzeby np. doprecyzowania porady lub omówienia zagadnienia jej krótszej lub łatwiejszej w przekazie formie, zwłaszcza jeżeli wskażesz na taką potrzebę.

Gdzie można się spotkać z prawnikiem?

Spotkanie może odbyć się w naszym biurze we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 83. Jeżeli prowadzisz działalność na terenie Wrocławia lub w jego okolicach, możemy się spotkać w siedzibie Twojej firmy lub innym wskazanym miejscu. Ważne, aby miejsce spotkania zapewniało możliwość swobodnej rozmowy. Nie zamykamy się na spotkania w innych częściach Polski ale robimy to kiedy faktycznie sprawa tego wymaga, aby nie generować niepotrzebnych kosztów wobec naszych Klientów. Możemy się również spotkać online za pomocą MS Teams, Google Meets lub innego komunikatora.

Jak przygotować się do spotkania?

Przede wszystkim nie musisz się obawiać samego spotkania. Jesteśmy takimi samymi ludźmi jak Ty, a naszym pierwszorzędnym celem jest pomoc, będąc zawsze po Twojej stronie. Używamy prostego i zrozumiałego języka, a definicje prawne tłumaczymy zawsze w sposób przystępny i zrozumiały . Przed spotkaniem warto zebrać wszystkie istotne informacje dotyczące sprawy. Z reguły nie jest wymagane potwierdzenie tych informacji dokumentami, ale jeśli mają one istotne znaczenie w sprawie, np. umowy czy decyzje administracyjne, najlepiej jest je przesłać do nas przed spotkaniem, na adres mailowy, osoby odpowiedzialnej za Twoje zlecenie. W razie braku możliwości przesłania dokumentów elektronicznie, warto zabrać je ze sobą na spotkanie. W razie konkretnych pytań do nas, dobrze jest je sformułować prostym, zrozumiałym językiem i wysłać mailem do nas, przed spotkaniem. Wcześniejsze dostarczenie dokumentów lub pytań nie jest konieczne, ale pozwala nam na bardziej efektywną pomoc już podczas samego spotkania. Jeżeli po spotkaniu konieczne będzie podsumowanie, doprecyzowanie lub weryfikacja pewnych kwestii, prześlemy dodatkowe informacje drogą mailową lub telefoniczną, w zależności od Twoich preferencji.