Ochrona Danych w Branży Brokerskiej i Ubezpieczeniowej

Branża brokerska i ubezpieczeniowa jest szczególnie narażona na ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych. Dane klientów, w tym informacje o stanie zdrowia, majątku czy historii ubezpieczeniowej, należą do kategorii danych wrażliwych, których ochrona wymaga szczególnej uwagi. Przepisy RODO nakładają na brokerów i podmioty ubezpieczeniowe liczne obowiązki, a ich niespełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych oraz outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD), dostosowane do specyfiki branży ubezpieczeniowej.

Dlaczego ochrona danych osobowych jest kluczowa w branży brokerskiej i ubezpieczeniowej?

Firmy brokerskie i ubezpieczeniowe przetwarzają ogromne ilości danych osobowych klientów, w tym:

dane osobowe konieczne do zawarcia umów ubezpieczeniowych (PESEL, dane kontaktowe, dane majątkowe),
dane wrażliwe dotyczące zdrowia i sytuacji rodzinnej,
dane finansowe potrzebne do oceny ryzyka lub zdolności ubezpieczeniowej,
dane klientów w ramach kampanii marketingowych.

Zarządzanie tymi danymi wiąże się z wysokim ryzykiem naruszeń ochrony danych. Firmy muszą dbać o zgodność z RODO, a także spełniać dodatkowe wymogi wynikające z przepisów sektorowych, takich jak ustawa o dystrybucji ubezpieczeń.

Jak działamy?

1. Audyt zgodności z RODO

Przeprowadzamy szczegółową analizę procesów przetwarzania danych w Twojej firmie, w tym:

analizę procesów zbierania, przechowywania i udostępniania danych klientów,
ocenę zgodności systemów CRM, platform sprzedażowych i systemów analitycznych z RODO,
przegląd umów z partnerami (towarzystwami ubezpieczeniowymi, podwykonawcami) pod kątem ochrony danych.

2. Tworzenie i wdrażanie dokumentacji ochrony danych

Opracowujemy niezbędną dokumentację, w tym:

polityki ochrony danych osobowych,
rejestry czynności przetwarzania,
umowy powierzenia przetwarzania danych z partnerami biznesowymi,
procedury reagowania na naruszenia ochrony danych.

Dokumenty dostosowujemy do specyfiki Twojej działalności brokerskiej lub ubezpieczeniowej.

3. Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Oferujemy usługę pełnienia funkcji zewnętrznego IOD, co obejmuje:

stały nadzór nad zgodnością procesów przetwarzania danych z przepisami,
wsparcie przy wdrażaniu nowych produktów ubezpieczeniowych i kampanii marketingowych,
reprezentację Twojej firmy w kontaktach z UODO,
zarządzanie incydentami ochrony danych, w tym naruszeniami związanymi z przetwarzaniem danych wrażliwych.

4. Wsparcie w działaniach marketingowych i obsłudze klienta

Pomagamy wdrażać rozwiązania zgodne z RODO w kampaniach marketingowych, programach lojalnościowych oraz w systemach obsługi klienta. Doradzamy, jak efektywnie przetwarzać dane klientów z zachowaniem zasad zgodności z prawem.

5. Szkolenia dla zespołów brokerskich i ubezpieczeniowych

Organizujemy szkolenia dostosowane do specyfiki Twojej działalności, obejmujące ochronę danych osobowych w sprzedaży ubezpieczeń, kontaktach z klientami oraz działaniach marketingowych.

6. Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

Przeprowadzamy oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) w przypadku wprowadzania nowych produktów ubezpieczeniowych lub rozwiązań technologicznych przetwarzających dane wrażliwe.

Nasze doświadczenie w branży brokerskiej i ubezpieczeniowej

Współpracujemy z firmami brokerskimi i ubezpieczeniowymi, pomagając im zarządzać ochroną danych w zgodzie z przepisami. Znamy specyfikę procesów w tej branży, takich jak negocjacje z towarzystwami ubezpieczeniowymi, budowa ofert indywidualnych czy przetwarzanie danych wrażliwych. Dzięki temu dostarczamy praktyczne i dostosowane rozwiązania.

Dlaczego warto wybrać nasze usługi?

Specjalizacja w branży brokerskiej i ubezpieczeniowej: Rozumiemy wyzwania związane z ochroną danych w tym sektorze.
Kompleksowe podejście: Zapewniamy audyt, dokumentację, outsourcing IOD oraz bieżące wsparcie w codziennej działalności.
Proaktywne doradztwo: Pomagamy wdrażać zasady zgodne z RODO, które minimalizują ryzyko naruszeń i kar finansowych.
Elastyczność: Nasze usługi dostosowujemy do skali działalności Twojej firmy – od lokalnych brokerów po duże sieci ubezpieczeniowe.

Zapraszamy do współpracy – razem zadbamy o bezpieczeństwo danych osobowych w Twojej firmie, zapewniając zgodność z przepisami i ochronę interesów Twoich klientów!

Najczęściej zadawane pytania (F.A.Q)

Jak skontaktować się w sprawie pomocy prawnej?

Najlepiej skorzystaj z formularza kontaktowego – to najszybszy i najbardziej efektywny sposób kontaktu, ponieważ wiadomość trafi bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za udzielenie odpowiedzi, a nie do naszego sekretariatu. W treści wiadomości krótko opisz zagadnienie, do którego potrzebna jest nasza pomoc. Jeżeli opisany stan sprawy wymaga doprecyzowania, prześlemy dodatkowe pytania, które pozwolą nam udzielić bardziej szczegółowej odpowiedzi, a tym samym lepiej poznać zagadnienie w którym mielibyśmy pomóc. W sprawach pilnych, prosimy o kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

W jakim czasie mogę otrzymać informację zwrotną na temat mojego zapytania?

W większości przypadków, udzielamy odpowiedzi, z informacją na temat wymaganego zakresu pracy z naszej strony, a także jej kosztów, w ciągu 1–2 dni roboczych. Jeśli zagadnienie jest bardziej skomplikowane, czas odpowiedzi może wydłużyć się do 3–4 dni roboczych. W pilnych sprawach polecamy kontakt telefoniczny na numer: +48 519 56 36 26.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?

W odpowiedzi na przesłane zapytanie, wskazujemy jaki jest zakres prac do wykonania oraz związane z tym koszty. Po akceptacji naszej propozycji współpracy i kosztów z nią związanych, realizujemy zlecenie. W zależności od preferencji naszych Klientów, prace mogą być prowadzone na podstawie akceptacji mailowej warunków lub po zawarciu umowy w formie pisemnej. Niezależnie od formy akceptacji, prace rozpoczynamy zawsze, dopiero po wyrażeniu zgody przez Klienta.

Jak ustalane są koszty?

Koszty ustalamy podstawie czasu potrzebnego na realizację danego zlecenia. Co ważne, na samym początku informujemy o pełnym koszcie zlecenia, aby nasi Klienci nie obawiali się niespodziewanych wydatków. Jeśli zlecenie wymaga dodatkowej pracy, np. z powodu zmiany założeń biznesowych, w trakcie jego realizacji, informujemy o tym Klienta i dodatkowe prace są wykonywane tylko po uzyskaniu akceptacji.

Czy przed rozpoczęciem współpracy wymagane jest osobiste spotkanie?

Nie. Spotkanie osobiste jest potrzebne jedynie w przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień. W przypadku zleceń dotyczących przygotowania dokumentów, takich jak umowy, regulaminy, dokumentacja RODO, ochrona sygnalistów, czy nawet przygotowanie umowy spółki z o.o., osobiste spotkanie przed rozpoczęciem przez nas pracy, nie jest konieczne. Jeżeli spotkanie usprawniłoby realizację usługi, na pewno je zaproponujemy.

Czy mogę uzyskać poradę prawną online lub telefonicznie?

Tak. Większość kontaktów z naszymi Klientami odbywa się online, dzięki czemu obsługujemy firmy z całej Polski, a nawet spoza jej granic. Mając na uwadze, jak cenny jest czas przedsiębiorców, staramy się unikać marnowania go, na niepotrzebne dojazdy i bezpośrednie spotkania, o ile faktycznie nie jest to konieczne. Porady prawne online udzielamy głównie pisemnie, zazwyczaj drogą mailową. Spotkanie online lub rozmowa telefoniczna organizowane są w razie potrzeby np. doprecyzowania porady lub omówienia zagadnienia jej krótszej lub łatwiejszej w przekazie formie, zwłaszcza jeżeli wskażesz na taką potrzebę.

Gdzie można się spotkać z prawnikiem?

Spotkanie może odbyć się w naszym biurze we Wrocławiu przy ul. Żmigrodzkiej 83. Jeżeli prowadzisz działalność na terenie Wrocławia lub w jego okolicach, możemy się spotkać w siedzibie Twojej firmy lub innym wskazanym miejscu. Ważne, aby miejsce spotkania zapewniało możliwość swobodnej rozmowy. Nie zamykamy się na spotkania w innych częściach Polski ale robimy to kiedy faktycznie sprawa tego wymaga, aby nie generować niepotrzebnych kosztów wobec naszych Klientów. Możemy się również spotkać online za pomocą MS Teams, Google Meets lub innego komunikatora.

Jak przygotować się do spotkania?

Przede wszystkim nie musisz się obawiać samego spotkania. Jesteśmy takimi samymi ludźmi jak Ty, a naszym pierwszorzędnym celem jest pomoc, będąc zawsze po Twojej stronie. Używamy prostego i zrozumiałego języka, a definicje prawne tłumaczymy zawsze w sposób przystępny i zrozumiały . Przed spotkaniem warto zebrać wszystkie istotne informacje dotyczące sprawy. Z reguły nie jest wymagane potwierdzenie tych informacji dokumentami, ale jeśli mają one istotne znaczenie w sprawie, np. umowy czy decyzje administracyjne, najlepiej jest je przesłać do nas przed spotkaniem, na adres mailowy, osoby odpowiedzialnej za Twoje zlecenie. W razie braku możliwości przesłania dokumentów elektronicznie, warto zabrać je ze sobą na spotkanie. W razie konkretnych pytań do nas, dobrze jest je sformułować prostym, zrozumiałym językiem i wysłać mailem do nas, przed spotkaniem. Wcześniejsze dostarczenie dokumentów lub pytań nie jest konieczne, ale pozwala nam na bardziej efektywną pomoc już podczas samego spotkania. Jeżeli po spotkaniu konieczne będzie podsumowanie, doprecyzowanie lub weryfikacja pewnych kwestii, prześlemy dodatkowe informacje drogą mailową lub telefoniczną, w zależności od Twoich preferencji.

Ochrona Danych Osobowych w Branży Brokerskiej i Ubezpieczeniowej