Franczyza to jedna z najpopularniejszych form skalowania biznesu, która pozwala przedsiębiorcom na rozwój ich marki, bez konieczności zarządzania każdym punktem sprzedaży czy świadczenia usług z osobna. Aby proces rozwoju sieci franczyzowej przebiegał płynnie i bezpiecznie, kluczowe jest zrozumienie aspektów prawnych związanych z tworzeniem i zarządzaniem systemem franczyzowym.
Z poniższego artykułu dowiesz się między innymi:
- Jakie są najważniejsze aspekty prawne, które należy uwzględnić tworząc sieć franczyzową.
- Co muszą zawierać poszczególne dokumenty, które będą wykorzystywane przy tworzeniu oraz obsłudze sieci franczyzowej.
- Jakie są najczęstsze punkty zapalne powodujące spory między franczyzodawcą, a franczyzobiorcą.
- Co daje rejestracja znaków towarowych i ochrona prawna marki.
- Dlaczego ochrona danych osobowych, to coś o czym nie należy zapominać w przypadku tworzenia sieci franczyzowych.
Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji
Każdy system franczyzowy opiera się na odpowiednich powtarzalnych procesach, które mogą być implementowane w kolejnych punktach franczyzowych. To z kolei wymaga wprowadzenia właściwych regulacji prawnych i odpowiedniego zabezpieczenia ich egzekwowania.
Kluczowe aspekty obejmują m.in.:
- Umowa franczyzowa - to fundament relacji między franczyzodawcą a franczyzobiorcą. Relacja franczyzodawcy z franczyzobiorcą, to typowe B2B, ma więc tu zastosowanie tzw. swoboda zawierania umów. W praktyce oznacza to, że aby obie strony były odpowiednio zabezpieczone, należy uwzględnić w umowie wszystkie najważniejsze z perspektywy franczyzy kwestie. Umowa powinna m.in. zawierać szczegółowe informacje o prawach i obowiązkach stron, właściwym korzystaniu z know how i wizerunku marki, w tym licencji na korzystanie z niej (ze szczególnym uwzględnieniem znaków towarowych). Ponadto umowa powinna jasno określać zabezpieczenie przed działaniami na niekorzyść franczyzodawcy, w tym zabezpieczeniem przed nieuczciwą konkurencją, ujawnianiem know how, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Istotnym jest również określenie szczegółowych warunków finansowych (np. opłaty wstępnej, opłat licencyjnych, funduszów rozwojowych, marketingowych etc.) oraz właściwe zabezpieczenie ich egzekucji. Ponadto trzeba uwzględnić zasadach zakończenia umowy, jej rozwiązania lub ewentualnego cedowania praw i obowiązków. Umowa dla franczyzodawcy powinna być podstawą do prawidłowego świadczenia przez niego usług, a także zabezpieczeniem jego interesów i ochrony wizerunku całej sieci. Franczyzobiorca natomiast, powinien mieć pewność co do swoich obowiązków, sposobu ich realizacji, a także konsekwencji niewywiązywania się z umowy. Franczyzobiorca dlatego wstępuje do sieci, ponieważ liczy na możliwość prowadzenia działalności według sprawdzonej, dochodowej formuły. Źle skonstruowana umowa franczyzowa może być powodem niepowodzenia całego przedsięwzięcia, a to co należy w niej uwzględnić to nie tylko praktyczne warunki świadczonych wzajemnie usług ale również szereg rozwiązań prawnych, które wyeliminują ryzyko sporów między stronami, których naturę, charakter i cel będzie rozstrzygał sąd. Bez odpowiedniego zabezpieczenia umownego, spory sądowe w takim przypadku, mogą ciągnąc się latami, a to może spowodować nie tylko problemy z bieżącym cashflow ale w ogóle, uniemożliwić rozwój sieci franczyzowej.
- Podręcznik operacyjny - dokument, który precyzuje standardy działania w ramach systemu franczyzowego i stanowi nieodłączną część umowy franczyzowej. Jest to instrukcja dla franczyzobiorcy, która powinna poprowadzić go krok po kroku wdrażając w sposób prowadzenia biznesu według określonych, sprawdzonych procedur. Podręcznik określa m.in. szczegóły takie jak wygląd punktów sprzedaży, standardy obsługi klienta i procedury operacyjne. Franczyza, to nie tylko możliwość działania pod danym brandem, to cała kultura organizacji, której stosowanie przekłada się na sukces, nie tylko franczyzodawcy ale również franczyzobiorcy. Podręczniki operacyjne to dokumenty, które „żyją” i powinny być aktualizowane wraz z rozwojem organizacji, a swoją treścią powinny reagować na zmieniające się realia biznesowe i gospodarcze. Podręczniki operacyjne powinny być bezpośrednio związane z umową franczyzową, stanowić jej załącznik. Jednocześnie z samej umowy powinna wynikać swoboda zmiany treści podręcznika przez franczyzodawcę, tak aby w razie potrzeby możliwym była jego zmiana lub aktualizacja.
- Polityka ochrony danych osobowych - z uwagi na przetwarzanie danych osobowych w związku z prowadzoną działalnością zarówno franczyzodawcy, jak i franczyzobiorcy, niezbędne jest dostosowanie jej do przepisów RODO. Dotyczy to każdej działalności prowadzonej w Polsce. W przypadku biznesów opartych o model franczyzowy jest to temat szczególnie istotny, ponieważ często baza klientów, administrowana jest zarówno przez franczyzodawcę jak i franczyzobiorcę. Może się również okazać, że w określonych przypadkach franczyzobiorca jest administratorem danych osobowych (niejako ich „właścicielem), a franczyzodawca pełni funkcję jedynie podmiotu, któremu powierzono dane osobowe do przetwarzania, a więc jest on niejako podwykonawcą franczyzobiorcy. To relacja, często ciężka do zrozumienia dla właścicieli sieci franczyzowych, ponieważ od początku wychodzą oni z założenia, że to właśnie oni są podmiotem „dominującym”. Tymczasem podwykonawstwo na rzecz franczyzobiorców, może okazać się o tyle korzystne, że ściągnie z franczyzodawcy odpowiedzialność za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych przez członków sieci. Zagadnienia związane z ochroną danych osobowych, dla wielu pozornie drugorzędne, mogą okazać się szczególnie istotne ze względu na szerokie kompetencje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie weryfikowania i oceny bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych, Prezes UODO może nałożyć kary administracyjne, nawet do 20 milionów Euro lub 4% zeszłorocznego przychodu. Biorąc pod uwagę chociażby ten aspekt, odpowiedzialność franczyzodawcy musi zostać ograniczona tylko i wyłącznie do kwestii, na które ma on realny wpływ. Przetwarzanie danych osobowych przez franczyzobiorcę, bardzo często może wykraczać poza możliwości kompleksowej weryfikacji przez franczyzodawcę.
Rejestracja znaków towarowych
Aby prawidłowo i przede wszystkim skutecznie chronić swoją markę, konieczne jest m.in. zarejestrowanie znaku towarowego w polskim Urzędzie Patentowym lub jego europejskim odpowiedniku - EUIPO. Znak towarowy jest jednym z najważniejszych aktywów franczyzodawcy, ponieważ to on buduje rozpoznawalność i poniekąd wartość marki. O ile znaki towarowe podlegają ochronie z mocy prawa, to brak rejestracji logo czy nazwy słownej, może w dużej mierze utrudnić ich ochronę w razie naruszenia. Ponadto znak towarowy w przypadku franczyzy to jedna z kluczowych kwestii, ponieważ możliwość korzystania z niego w określony sposób, to jedna z podstaw, w relacji z franczyzobiorcą. Warto pamiętać, że znak może występować we franczyzie w różnych wersjach i może dotyczyć całej sieci ale może też być dedykowany, poszczególnym produktom czy usługom. W takim przypadku koniecznym jest zabezpieczenie nie tylko głównego brandu ale też znaków, które są jego pochodnymi lub mają z nimi jakichś związek. Korzystanie ze znaków towarowych przez franczyzobiorcę odbywa się w oparciu o licencje, która jest udzielana przez franczyzobiorcę na określonych zasadach, w tym za określoną opłatą, to dodatkowo zwiększa jego wartość sprawiając, że znak staje się częścią aktywów przedsiębiorstwa franczyzodawcy, często znaczne wartości, które z czasem mogą być np. przedmiotem przejęcia przy sprzedaży sieci.
Analiza finansowa i model biznesowy
Przed rozpoczęciem systemu franczyzowego trzeba przeprowadzić szczegółową analizę finansową. Powinna ona obejmować m.in.:
- koszty wdrożenia systemu franczyzowego.
- Projektowanie modeli opłat: wstępnej, bieżących opłat licencyjnych i ewentualnych dodatkowych kosztów.
- Kosztów utrzymania i rozwoju sieci przez franczyzodawcę.
- Zwrot z inwestycji dla franczyzobiorców, co pozwala na ocenę atrakcyjności systemu dla potencjalnych partnerów.
Aspektów finansowych jest wiele i powyższe wyliczenie nie wyczerpuje w całości tego zagadnienia. Szczegółowa analiza pozwala adekwatnie określić w jaki sposób stworzony powinien być system franczyzowy. Poza składnikami materialnymi trzeba też określić wartość know how przekazywanego franczyzobiorcy, który za korzystanie z niego zapłaci po dołączeniu do sieci lub okresowo w trakcie pozostawania w niej. Jeżeli zakładamy ten drugi scenariusz, trzeba uwzględnić ryzyko, że współpraca z franczyzobiorcą może zakończyć się szybciej niż zakładaliśmy, co za tym idzie, zminimalizować ryzyko uzyskania know how, które pozwoli franczyzobiorcy prowadzić działalność konkurencyjną pod swoim brandem, za ułamek opłaty, jaką zakładaliśmy uzyskać.
Wybór odpowiednich franczyzobiorców
Franczyza to relacja oparta na współpracy. Dlatego wybór odpowiednich partnerów jest kluczowy. Proces selekcji powinien obejmować m.in.:
- weryfikację finansową i doświadczenia kandydatów.
- Oceny ich zgodności z wizją i misją marki.
- Analizę potencjału lokalizacji proponowanej przez franczyzobiorcę.
Franczyza jak żaden inny model biznesowy wymaga szczegółowej weryfikacji naszych przyszłych współpracowników. Ocenie powinno podlegać wiele czynników, które ostatecznie złożą się na ocenę powodzenia współpracy, w tym również zysków franczyzobiorcy, które przełożą się na zyski franczyzodawcy. W branży przyjęło się stanowisko, że wybór franczyzodawcy przypomina dużo bardziej rekrutację pracownika, niż wybór kontrahenta do współpracy. Warto przy wyborze kontrahenta do sieci zweryfikować jego dotychczasowe doświadczenie biznesowe, a także zagadnienia związane bezpośrednio z tzw. miękkim HR.
Prawa i obowiązki stron
W całej relacji między franczyzodawcą, a franczyzobiorcą należy dokładnie określić prawa i obowiązki poszczególnych stron. Tak jak wspomniałem na wstępie, swoboda zawierania umów sprawia, że znaczenie będzie miało przede wszystkim to co zostało uzgodnione i spisane przez strony. Podstawą i punktem wyjścia powinny być:
- obowiązki franczyzodawcy, takie jak np. szkolenia, wsparcie techniczne, marketingowe, dostawy towarów czy usług, które są potem rozdysponowywane do klientów końcowych.
- Obowiązki franczyzobiorcy, obejmujące przestrzeganie standardów marki, prowadzenie działań mających na celu zwiększenie sprzedaży w punktach, regularne raportowanie i uiszczanie opłat.
- Zasady dotyczące rozwiązywania sporów, zapewnienie bezporności i wymagalności opłat wynikających z franczyzy. Spory mogą być rozwiązywane poprzez mediację lub arbitraż, co pozwala uniknąć długotrwałych procesów sądowych. W razie sporów sądowych, warto zastrzec właściwość miejscową sądu, korzystną dla franczyzodawcy.
O tym w jaki sposób określimy prawa i obowiązki stron zależy całe powodzenie systemu franczyzowego, zarówno od strony biznesowej np. w zakresie rozwoju sieci, jak i w razie wystąpienia konfliktów w trakcie trwania umowy. Aby uniknąć tych ostatnich, należy przede wszystkim przewidzieć jak najwięcej potencjalnych punktów zapalnych, których sposób rozwiązania określimy z góry w umowie. Co ważne zapisy umowne nie tylko mają zapewnić nam przewagi w razie potencjalnego sporu przed sądem ale przede wszystkim, skutecznie zapobiegać konieczności przejścia na drogę sądową. Ta ostatnia jest najczęściej czasochłonna i kosztowna i należy traktować ją jako ostateczność. Odpowiednie zapisy umowne mają spowodować, że droga sądowa dla franczyzobiorcy będzie nieopłacalna ze względu na małe szanse rozstrzygnięcia na jego korzyść.
Ochrona poufności i know-how
System franczyzowy opiera się na know-how, które powinno być odpowiednio chronione. Franczyza ze swojej specyfiki ma być modelem, który jest powtarzalny i łatwy do zaimplementowania u kolejnych franczyzobiorców. Jestem zdania, że w żadnej innej działalności poufność i know how nie jest tak sensytywne, jak w przypadku modeli franczyzowych. W końcu skoro punkty franczyzowe łatwo implementować, to równie łatwo można byłoby skopiować cały model franczyzowy, który jest często wypracowanym przez lata, uniwersalnym systemem. W umowie franczyzowej warto m.in. uwzględnić klauzule o:
- zachowaniu poufności informacji przez franczyzobiorcę – zabezpieczone odpowiednimi sankcjami finansowymi, które zniechęcą przed ujawnieniem informacji poufnych.
- Zakazie konkurencji, zarówno w trakcie trwania współpracy, jak i po jej zakończeniu – przejście franczyzobiorcy do konkurencyjnej sieci może spowodować nie tylko stratę punktu ale również ujawnienie know how do konkurencyjnej sieci.
Know how, informacje poufne czy procesy stosowane w punktach franczyzowych, powinien określać podręcznik operacyjny. Umowa franczyzy powinna zawierać odpowiednie narzędzia, które zabezpieczą wspomniane przed ujawnieniem.
Monitorowanie i kontrola jakości
Utrzymanie spójności marki jest kluczowe, jednocześnie nic tak nie psuje wizerunku, jak franczyzobiorca, który nie stosuje się do ustalonych procesów lub działa wręcz wbrew ich wytycznym. Dlatego franczyzodawca powinien m.in.:
- regularnie kontrolować jakość usług świadczonych przez franczyzobiorców – sposoby są różne od warsztatów i szkoleń, przez jawne kontrole jakości jak i działalność tzw. tajemniczego klienta.
- Wprowadzić system kar za nieprzestrzeganie standardów – tutaj należy pamiętać, że sam zapis o karze umowny może nie rozwiązać problemu. Ważniejsze jest odpowiednie zabezpieczenie egzekucji kary, tak aby nie została ona zanegowana, jako nienależna, a co za tym idzie sporna.
- Zapewnić stałe szkolenia i wsparcie dla partnerów – tak jak każdy biznes, tak i franczyza musi nadążać za zmieniającymi się realiami rynkowymi. Różnica w stosunku do „klasycznych” biznesów jest taka, że tutaj nadążać musi nie tylko franczyzodawca ale również cała sieć. Duża w tym rola franczyzodawcy, który powinien zadbać edukowanie swoich współpracowników, tym bardziej, że wielu franczyzobiorców na to liczy, przystępując do sieci, która ma pomoc im w prowadzeniu na co dzień działalności.
FAQ
Co to jest umowa franczyzowa i jakie elementy powinna zawierać?
Umowa franczyzowa to podstawowy dokument regulujący relację między franczyzodawcą a franczyzobiorcą. Powinna zawierać szczegółowe informacje na temat praw i obowiązków obu stron, warunków korzystania z know-how i znaków towarowych, zasad finansowych (np. opłaty wstępnej, licencyjnych), a także regulacje dotyczące zakończenia współpracy oraz zabezpieczenia przed konkurencją.
Dlaczego rejestracja znaków towarowych jest kluczowa w modelu franczyzowym?
Rejestracja znaków towarowych w polskim Urzędzie Patentowym lub EUIPO zapewnia ochronę prawną marki. Dzięki temu franczyzodawca może skutecznie przeciwdziałać naruszeniom i zabezpieczyć swoją markę, która jest jednym z najcenniejszych aktywów w systemie franczyzowym. Znak towarowy umożliwia również franczyzobiorcom legalne korzystanie z marki w ramach licencji.
Jakie ryzyka wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych w sieci franczyzowej?
W modelu franczyzowym zarówno franczyzodawca, jak i franczyzobiorcy mogą być odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych klientów. Brak odpowiednich regulacji RODO może skutkować karami administracyjnymi do 20 milionów euro lub 4% rocznego przychodu. Ważne jest, aby odpowiedzialność za dane była jasno określona w dokumentacji i ograniczona do kwestii, na które strona ma realny wpływ.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze franczyzobiorców?
Franczyzodawca powinien przeprowadzić szczegółową weryfikację potencjalnych partnerów, uwzględniając ich sytuację finansową, doświadczenie, zgodność z wizją marki oraz potencjał lokalizacji. Proces selekcji przypomina rekrutację pracowników, ponieważ jakość współpracy bezpośrednio wpływa na sukces całej sieci.
Jakie są kluczowe narzędzia ochrony know-how w systemie franczyzowym?
Know-how jest chronione poprzez klauzule o zachowaniu poufności oraz zakazie konkurencji w umowie franczyzowej. Dodatkowo standardy i procedury opisane w podręczniku operacyjnym powinny być regularnie aktualizowane, a ich naruszenie zabezpieczone sankcjami finansowymi.
Jakie znaczenie ma podręcznik operacyjny w systemie franczyzowym?
Podręcznik operacyjny to dokument opisujący standardy działania w ramach franczyzy, takie jak procedury operacyjne, standardy obsługi klienta czy wygląd punktów sprzedaży. Jest integralną częścią umowy franczyzowej i zapewnia spójność w działaniach całej sieci. Jego regularna aktualizacja pozwala na dostosowanie się do zmieniających się realiów rynkowych.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.