Z tego artykułu dowiesz się:
- Dlaczego kserowanie i skanowanie dowodu osobistego pracownika jest zabronione.
- Jakie dane osobowe znajdują się w dowodzie osobistym, których pracodawca nie może przetwarzać.
- Jakie konsekwencje prawne grożą za gromadzenie nadmiarowych danych.
- Czy istnieją wyjątki od tej zasady i kogo one dotyczą.
- Jakie są praktyczne wady kserokopii dowodu osobistego jako dowodu w razie sporu.
Weryfikacja danych przez okazanie, a skanowanie lub kserowanie dokumentów potwierdzających tożsamość.
O ile możemy weryfikować podane przez pracownika dane osobowe w oparciu o okazany przez niego dokument potwierdzający tożsamość, o tyle nie ma podstaw w przepisach do kserowania lub skanowania takich dokumentów. Przede wszystkim należy mieć świadomość, że przez dokument potwierdzający tożsamość rozumie się dowód osobisty lub paszport, nie jest nim np. prawo jazdy. Wyjątek od zasady niekopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość dotyczy tylko określonych podmiotów, dla przykładu banki w związku ze świadczeniem swoich niektórych usług mają możliwość kopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość.
Jakie dane osobowe znajdują się w dowodzie osobistym, których pracodawca nie może przetwarzać.
Kserowanie lub skanowanie dokumentów potwierdzających tożsamość pracowników będzie każdorazowo wiązało się z wejściem w posiadanie przez pracodawcę nadmiarowych danych osobowych względem tego co może być przez niego przetwarzane. Art. 22(1) § 3 pkt. 2 Kodeksu pracy jasno określa, że pracodawca może przetwarzać numer pesel, a w przypadku jego braku serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Kopiując dokumenty potwierdzające tożsamość wejdziemy w posiadanie zarówno numeru pesel jak i serii i numeru dokumentu, a także innych danych jak adres zameldowania (w przypadku starszych dowodów osobistych) czy fotografii pracownika. W związku z tym, że są to dane nadmiarowe, w stosunku do tych, których może żądać pracodawca, do ich przetwarzania koniecznym byłaby dodatkowa przesłanka w postaci, chociażby zgody na przetwarzanie danych osobowych. Ponadto trzeba pamiętać, że poza sama przesłanką do przetwarzania (np. zgodą) w związku z zasadą minimalizacji, która bezpośrednio wynika z RODO, pracodawca musiałby mieć uzasadnienie, że przetwarzanie tego typu dodatkowych danych osobowych, w jego przypadku jest konieczne i uzasadnione.
Czy istnieją wyjątki od tej zasady i kogo one dotyczą.
Biorąc pod uwagę powyższe, w większości przypadków, czyli tam, gdzie przepis szczególny na to nie pozwala, nie ma podstaw w przepisach, aby kserować lub skanować dokumenty potwierdzające tożsamość.
Jakie są praktyczne wady kserokopii dowodu osobistego jako dowodu w razie sporu.
Abstrahując od powyższego, warto też mieć świadomość, że jakakolwiek kserokopia czy też skan dowodu potwierdzającego tożsamość jest dość słabym dowodem w praktyce. Bardzo trudno wykazać np. w razie sporu sądowego, że dokonaliśmy kserokopii oryginalnego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Może się też okazać, że kserokopia dowodu osobistego może nie odzwierciedlać aktualnych danych. Po dokonaniu kserokopii osoba, której dane dotyczą, mogła bowiem wyrobić sobie nowy dowód (ponieważ poprzedni zaginął) lub wymienić go w związku z utratą jego ważności.
FAQ - Pytania i Odpowiedzi
Czy mogę skopiować dowód osobisty pracownika?
Nie. Zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności z RODO, pracodawca nie ma podstaw do kserowania ani skanowania dowodów osobistych czy innych dokumentów tożsamości. Kopiowanie takich dokumentów jest dozwolone tylko dla ściśle określonych podmiotów, np. banków.
Jakie dane są nadmiarowe w dowodzie osobistym dla pracodawcy?
Kserując dowód osobisty, wchodzimy w posiadanie wielu danych, które są nadmiarowe w stosunku do tych, które pracodawca może przetwarzać zgodnie z Kodeksem Pracy. Są to np. fotografia pracownika, adres zameldowania (w starszych dowodach), a także numer PESEL i seria oraz numer dowodu, choć do celów zatrudnienia wystarczy jedna z tych informacji z założeniem, że seria i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, może być pobierana tylko wtedy, gdy pracownik nie dysponuje numerem PESEL (np. jest obcokrajowcem).
Co grozi za kserowanie dowodu osobistego?
Przetwarzanie nadmiarowych danych wymaga dodatkowej podstawy prawnej (np. zgody pracownika), a w większości przypadków jest niezgodne z zasadą minimalizacji danych wynikającą z RODO. Może to skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym karami finansowymi ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Czy kserokopia dowodu osobistego jest dobrym dowodem?
Nie. Kserokopia lub skan dowodu osobistego to słaby dowód w ewentualnych sporach sądowych, ponieważ trudno jest udowodnić, że skopiowano oryginalny dokument. Ponadto, dokumenty te mogły stracić ważność lub zostać wymienione, co sprawia, że kopia nie odzwierciedla aktualnego stanu prawnego.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.
