Krok 1 – Ustal beneficjenta rzeczywistego spółki.
W przypadku jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w których prezes zarządu jest dla przykładu jedynym wspólnikiem, sytuacja wydaje się dosyć prosta. Prezes zarządu, a zarazem jedyny wspólnik spółki, jest beneficjentem rzeczywistym spółki.
W przypadku spółek, w których uczestniczy większa liczba osób fizycznych, wspólnik posiadający więcej niż 25% udziałów/akcji spółki, wspólnik posiadający więcej niż 25% głosów na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu akcjonariuszy będzie beneficjentem rzeczywistym spółki. Taką osobą może być również zastawnik lub użytkownik udziałów/akcji.
W pozostałych przypadkach sprawa zaczyna się komplikować i jest zależna od struktur wewnętrznych różnych podmiotów, z uwzględnieniem zależności nadrzędności, dominacji jednej spółki nad drugą. W tym wypadku konieczne będzie zbadanie wszelkich zależności osobowych i kapitałowych pomiędzy spółkami wchodzącymi w skład danej grupy, holdingu, trustu etc..
W wypadku niemożliwości ustalenia danych osób fizycznych, które mogą być beneficjentami rzeczywistymi spółki, w razie braku udokumentowanych podejrzeń prania brudnych pieniędzy przez spółkę, za beneficjenta rzeczywistego spółki uznaje się osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w danej spółce – najczęściej członka zarządu/prezesa zarządu.
Krok 2 – Wejdź na portal podatkowy https://www.podatki.gov.pl/crbr/
W tym miejscu możesz przeglądać rejestr beneficjentów rzeczywistych oraz przejść do formularza zgłoszeniowego CRBR.
Przejdź do sekcji „Utwórz zgłoszenie” pod adresem: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/
W tym miejscu potrzebne będą szczegółowe dane Twojej spółki oraz dane beneficjenta rzeczywistego.
Przygotuj:
- PDF lub wydruk KRS (odpis aktualny dostępny na stronie elektronicznego KRS: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html)
- Dowód osobisty lub dane z dowodu osobistego beneficjenta rzeczywistego spółki
Rozpocznij od uzupełniania wszystkich danych wskazanych w formularzu aktywnym dostępnym na tej stronie. Na pierwszym etapie musisz wskazać numer NIP oraz formę prawną spółki.
UWAGA:
Podczas kopiowania i wklejania danych z odpisu KRS do portalu podatkowego, czasem pojawiają się błędy w postaci ucinania ostatniej cyfry z kopiowanego numeru. Sprawdź dwukrotnie, czy wkleiłeś poprawne dane do formularza aktywnego.
Na dalszym etapie uzupełnij pola w części A, zgodnie z danymi zawartymi w odpisie KRS.
W części B rozpocznij od dodania rubryki beneficjenta rzeczywistego, użyj do tego niebieskiego przycisku „+ Dodaj beneficjenta/reprezentanta”. Omyłkowe dodanie zbyt wielu rubryk możesz usunąć za pośrednictwem czerwonego przycisku „- Usuń beneficjenta/reprezentanta”.
Następnie przejdź do sekcji B.1. i wpisz w niej wszystkie niezbędne dane osobowe beneficjenta rzeczywistego. W sekcji B.2. wskaż natomiast na jakiej zasadzie dana osoba jest beneficjentem rzeczywistym spółki, zgodnie z ustaleniami jakich dokonałeś w oparciu pkt 1 instrukcji powyżej.
Pamiętaj, że dana osoba może być beneficjentem rzeczywistym na kilku podstawach. Jeśli taka sytuacja zachodzi, w sekcji B.2., na samym dole, znajdziesz przycisk „+ Dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta/informację o reprezentacji”.
Następnie, kliknij checkbox z oświadczeniem o świadomości grożącej odpowiedzialności karnej, za złożenie fałszywego oświadczenia w kontekście CRBR.
Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich pól w tej części, na samym początku części B karta beneficjenta rzeczywistego zmieni kolor na zielony i pojawią się na niej dane wpisanego przez Ciebie beneficjenta rzeczywistego spółki.
Jeśli w spółce jest więcej niż jeden beneficjent rzeczywisty, po wypełnieniu danych pierwszego z nich, kliknij w czerwoną kartę na początku części B, aby przejść do uzupełniania danych kolejnego beneficjenta rzeczywistego. Pamiętaj, aby za każdym razem kliknąć checkbox z oświadczeniem o świadomości odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Po uzupełnieniu wszystkich danych na tej stronie kliknij niebieski przycisk „Dalej”.
System w tym momencie wyświetli wszystkie dane, w celu ich weryfikacji. Na tym etapie możesz podpisać zgłoszenie podpisem elektronicznym. Możesz zrobić to na dwa sposoby:
- podpis
Profilem Zaufanym (dawniej ePUAP) – jest to najprostsza forma
podpisania zgłoszenia i do tego bardzo instynktowna. Po dokonaniu
podpisu i uwierzytelnieniu tych danych powrócisz na stronę portalu
podatkowego i możliwe będzie użycie przycisku „Wyślij zgłoszenie”.
- Podpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym – jeśli korzystasz z tej formy podpisu elektronicznego musisz skorzystać z przycisku „Zapisz do pliku XML”. Następnie postępuj według instrukcji dostawcy Twojego kwalifikowanego podpisu elektronicznego i podpisz pobrany dokument w formacie XML. W kolejnym kroku przejdź ponownie na stronę internetową: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/, a następnie wybierz Wczytaj zgłoszenie, z pomocą przycisku „+ Wczytaj z pliku XML”. Po poprawnym wczytaniu dokumentu zostaniesz przeniesiony ponownie na wyświetloną uprzednio stronę z podsumowaniem danych beneficjenta rzeczywistego, na której będziesz mógł już użyć przycisku „ Wyślij zgłoszenie”.
Krok 3 – weryfikacja po zgłoszeniu.
Po wpływie zgłoszenia zostanie mu nadany numer referencyjny. Po wysłaniu zgłoszenia będziesz mógł śledzić jego dalsze losy z wykorzystaniem opcji Sprawdź status zgłoszenia, dostępnej na stronie https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/. Wystarczy w tym wypadku kliknąć przycisk „Sprawdź”.
Jakub Szajdziński
Specjalizuję się w pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorstw z sektora nowych technologii, IT, e-commerce, web&mobile, a także obsłudze spółek prawa handlowego.
