Obecnie coraz więcej przedsiębiorców rozważa prowadzenie działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W dużej mierze przyczynił się do tego „Polski Ład”, który sprawił, że spółka z o.o. stała się dużo bardziej atrakcyjna w prowadzeniu niż dotychczas. Jest również często atrakcyjniejsza od klasycznej jednoosobowej działalności gospodarczej. Każda działalność to osobna historia, a faktyczna opłacalność prowadzenia spółki z o.o. zależy od wielu czynników i decyzja o zmianie formy prawnej musi być podejmowana po analizie konkretnego przypadku, jednak aby zacząć w ogóle rozważać czy spółka z o.o. jest dla nas odpowiednią formą, warto poznać jej najpopularniejsze zalety i wady.
Zalety
- Ograniczenie odpowiedzialności wspólników za zobowiązana spółki – znacząco wpływa to na bezpieczeństwo wspólnika, którego majątek osobisty jest wówczas chroniony. Jest to zdecydowana zaleta w stosunku do działalności prowadzonej w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) lub spółek osobowych m.in. spółki cywilnej czy jawnej w ramach których majątek prywatny przedsiębiorcy nie podlega praktycznie żadnej ochronie.
- Osobowość prawna – spółka z o.o. może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania jako odrębna osoba prawna. Spółka staje się podmiotem odrębnym od właścicieli spółki i nie jest z nimi utożsamiana – w przeciwieństwie do JDG, gdzie każdy przedsiębiorca firmuje prowadzoną działalność swoim nazwiskiem i odpowiada całym swoim majątkiem. Co również istotne sp. z o.o. może funkcjonować mimo niedyspozycji wspólnika np. z powodu choroby, czy w obliczu śmierci wspólnika.
- Optymalizacja kosztów prowadzenia działalności – większa możliwość generowania kosztów, będących jednocześnie przychodem osoby fizycznej z uwagi na zawarte umowy między np. wspólnikiem a spółką (np. najem, dzierżawa, licencja, umowa zlecenie, umowa o dzieło). W przypadku jednoosobowych działalności, spółki cywilnej czy jawnej wiele działań podejmowanych przez przedsiębiorcę nie mogą stanowić kosztu prowadzenia działalności, a co za tym idzie ewentualny zysk z podejmowanych działań możliwy jest dopiero, kiedy faktycznie przedsiębiorstwo na tym „zarobi”. W spółce z o.o. praktycznie każda działalność np. wspólnika może generować koszt po stronie spółki oraz zysk po stronie realizującego przedsięwzięcie.
- Stosunkowo niewysoki koszt „wejścia” – kapitał zakładowy spółki musi wynosić co najmniej 5.000 zł i co istotne nie musi być on wnoszony wyłącznie w gotówce (z wyjątkiem spółek S24).
- Większa elastyczność prowadzonej działalności – udziały w spółce można łatwo zbyć co pozwala na szybkie przeprowadzenie sukcesji (przekazanie przedsiębiorstwa potencjalnym następcom) lub sprzedaż przedsiębiorstwa inwestorowi branżowemu.
- Możliwość uregulowania w umowie spółki (akcie założycielskim) kwestii dziedziczenia, co może zapewnić ciągłość prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku nieszczęśliwych zdarzeń losowych.
- Prowadzenie pełnej księgowości – to zaleta, jeśli uwzględni się korzyści, które płyną z bardzo dogłębnej i szczegółowej dokumentacji dotyczącej finansów spółki. Przede wszystkim zapewnia to lepszą kontrolę nad zyskami i wydatkami spółki, dzięki szczegółowej dokumentacji. Instytucje finansowe, w szczególności banki, mając do dyspozycji bilanse finansowe spółki i inne dokumenty rachunkowo-księgowe, pozwalające zbadać sytuację finansową przedsiębiorstwa, są bardziej skłonne do udzielania pożyczek, czy kredytów. Wpływa to znacząco na zdolność kredytową, oraz możliwość „inwestowania” w przedsiębiorstwa prowadzonego w formie spółki.
- Lepsze postrzeganie wizerunkowe spółki jako kontrahenta/partnera w relacjach handlowych, zwłaszcza w przypadku podmiotów powstających w ramach przekształcenia z uwagi na posiadaną historię kredytową oraz dłuższą obecność na rynku. W niektórych branżach kontrahenci wręcz wymagają prowadzenia działalności w formie jakiejkolwiek spółki kapitałowej, podobnie sprawy się mają w razie pozyskiwania inwestora czy sprzedaży przedsiębiorstwa.
Wady
- W przypadku bieżącego monitorowania płynności, co jest naturalnym i zwykłym działaniem każdego przedsiębiorcy, niniejsze zastrzeżenie ma w zasadzie charakter marginalny. Niemniej należy odnotować, że w razie niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości, za zobowiązania spółki może odpowiadać członek zarządu.
- Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości – bardziej rygorystyczna forma ewidencjonowania finansów przedsiębiorstwa może być uciążliwa i kłopotliwa ze względu na rozbudowane formalności. O ile z perspektywy weryfikowania cashflow firmy jest to niewątpliwy atut, na pewno pełna księgowość nie daje takiej swobody dysponowania gotówką spółki jak w przypadku JDG, głównie jednak sprowadza się to do ograniczeń w zakresie np. niezaplanowanych wypłat z konta spółki.
- Obowiązek corocznego zatwierdzania i składania sprawozdań finansowych do US (do końca marca) oraz KRS (do połowy lipca) – jest to przejaw zwiększenia formalizmu i kolejny obowiązek sprawozdawczy nałożony na spółkę z o.o. Sporządzenie sprawozdania finansowego generuje również dodatkowe koszty, związane z obsługą księgową oraz prawną.
- „Podwójne” opodatkowanie zysku osiąganego przez spółkę na poziomie spółki oraz wspólnika (odpowiednio: podatek CIT i podatek PIT od dywidendy) – trzeba jednak pamiętać, że będziemy mieli z nim do czynienia, kiedy faktycznie w spółce pojawi się czysty zysk, będący podstawą do wypłaty dywidendy.
- Dłuższa procedura rejestracji spółki z o.o. w przypadku zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, przy czym forma aktu notarialnego w przypadku przekształcenia JDG w sp. z o.o. jest jedyną możliwością zawiązania spółki. Alternatywą może być powołanie spółki przez S24 ale w tym przypadku będziemy mieli do czynienia z ograniczeniami w możliwość ingerowania w treść umowy spółki.
Jakub Szajdziński
Partner Zarządzający
ENSIS Kancelaria Prawna
Cioczek & Szajdziński Sp.j.